Agenda's zijn het onderdeel dat mensen doet zeggen dat ze niet weg kunnen. Open CalDAV dat native synchroniseert met Apple Calendar, Thunderbird en DAVx5, beschikbaarheid zonder je agenda bloot te geven, een echte antwoordpagina voor gasten zonder account, en één functie van Google die hier werkelijk niet bestaat.
Agenda's zijn de stilste vorm van vastzitten in een werkomgeving. Mail kun je je voorstellen te verhuizen. Bestanden kun je je voorstellen te kopiëren. Maar de agenda hangt in de telefoon van iedereen, de laptop van iedereen, het scherm bij de vergaderruimte en de planningslink op je website, en dat ontwarren voelt als het soort project dat carrières beëindigt.
Dat gevoel komt vooral uit hoe de grote providers de hunne hebben gebouwd: als een gesloten dienst met een API, waarin het standaardprotocol een schoorvoetende exportroute is in plaats van het eigenlijke product.
De onze is het standaardprotocol. Die ene keuze verandert wat de agenda voor je kan doen.
Agenda's bij email.eu spreken CalDAV, en contacten spreken CardDAV. Dat zijn de open standaarden die hier precies voor bestaan, ze zijn ouder dan elke gesloten agenda die je hebt gebruikt, en zo goed als elke agenda-applicatie ondersteunt ze.
In de praktijk betekent dat Apple Calendar op een Mac of iPhone, Thunderbird op een desktop, DAVx5 op Android, en wat je team verder ook fijn vindt. Geen compatibiliteitsstand. Het eigen protocol, met synchronisatie in beide richtingen.
En omdat ontdekking goed is ingericht, vinden de meeste van die apps de agenda zelf zodra iemand zijn e-mailadres intypt. Niemand kopieert een serveradres uit een helppagina.
Het gevolg voor meeneembaarheid is de echte winst. Een agenda die je met een standaardprotocol synchroniseert is een agenda die je op elke andere provider kunt richten, of op je eigen server, wanneer je wilt. Er is geen exportstap, want er was nooit een importstap. Dat is hetzelfde principe als overal hier, en bij de agenda is het het minst gebruikelijk.
Een teamagenda is het hele punt van een teamagenda. Je deelt er een vanuit de webmail in een paar klikken: kies de agenda, kies de collega, kies wat hij ermee mag. Eén agenda per keer, zodat de teamagenda te bewerken is door de mensen die hem beheren en te lezen door alle anderen, zonder dat dat ook een beslissing over je persoonlijke agenda is.
De rechten zijn fijnmaziger dan een schakelaar tussen lezen en schrijven, en dat maakt meer uit dan het klinkt. Zien dat je bezet bent, zien wat er in de items staat, je eigen items bewerken, die van iedereen bewerken, op uitnodigingen antwoorden en de agenda verder delen zijn allemaal aparte rechten. "Het hele bedrijf mag zien wanneer de vergaderruimte bezet is" en "drie mensen mogen er dingen in verschuiven" zijn dus verschillende toekenningen op dezelfde agenda in plaats van een keuze tussen dichtzetten en openzetten.
Los van delen kan het systeem beschikbaarheidsvragen beantwoorden: is deze persoon vrij op dit uur. Dat is wat een vergadering plannen een kwestie maakt van naar een raster kijken in plaats van vier berichten sturen met de vraag. Belangrijk: beschikbaarheid is iets anders dan toegang. Iemand kan zien dat je donderdagmiddag bezet bent zonder te kunnen zien wat je doet, en dat is precies de juiste standaard in een bedrijf. Je agenda verraadt veel over je, en collega's hebben je beschikbaarheid nodig, niet je zaken.
Hier zit een detail waar we echt werk in hebben gestopt, want dit is waar de meeste uitnodigingen stil mislukken.
Je nodigt iemand bij een ander bedrijf uit voor een vergadering. Die krijgt een uitnodiging per e-mail. Zijn agenda-app begrijpt hem misschien, en misschien niet, afhankelijk van wat hij gebruikt. Begrijpt hij hem niet, dan is wat hij historisch krijgt een bijlage en een schouderophalen.
Bij ons zit er een link bij naar een pagina waar hij simpelweg ja of nee kan zeggen, in een browser, zonder account en zonder iets te installeren. Zijn antwoord komt als een echte reactie terug in je agenda, en de pagina waar hij op landt ziet eruit alsof hij van ons is in plaats van als een testscherm.
Het is een klein ding. Het is ook het verschil tussen weten wie er komt en gokken.
Voeg een videoruimte aan een item toe en iedereen die is uitgenodigd krijgt een link in de uitnodiging. Gasten komen binnen via de link, in de browser, zonder account en zonder download. Dat is Meet, onze videopijler, en de reden dat het één klik vanaf de agenda is en niet een aparte klus, is dat een vergadering zonder ruimte geen vergadering is.
Twee eerlijke opmerkingen over wat je wel en niet aantreft.
Taken staan in de agenda. Geen apart product, geen koppeling. Dingen met een deadline staan naast dingen met een starttijd, en daar horen ze.
Het automatische antwoord bij afwezigheid staat niet in de agenda. Dat staat bij je mailinstellingen, want het is een regel over mail en niet over tijd. Mensen struikelen hier vaak genoeg over dat het het zeggen waard is: ben je ernaar op zoek gegaan naast je agenda en vond je het niet, dan is dat waarom, en het bestaat wel. Het is dezelfde machinerie van regels op de server als je andere filters, dus het loopt of je apparaten aan staan of niet.
De "werklocatie" van Google bestaat hier niet. Dat is een itemtype dat eigendom is van Google, geen deel van de agendastandaard, en niets buiten Google implementeert het. Is je team er afhankelijk van geraakt, dan gebruik je in plaats daarvan een terugkerend item voor de hele dag of een afspraak over namen. Beter dat je het nu weet dan dat je het in week twee ontdekt.
We hadden een agenda kunnen bouwen die iets gepolijster was door iets geslotener te zijn. Genoeg goede producten maken die afweging.
Maar de agenda is waar vastzitten zich verstopt. Het is het onderdeel dat mensen doet zeggen "we kunnen niet weg", niet omdat de agenda goed is, maar omdat hij verstrengeld is. Op de open standaard bouwen betekent dat de verstrengeling met de standaard is in plaats van met ons, en dat op de dag dat je ergens anders heen wilt, je apps blijven werken en ergens nieuw naar wijzen.
Agenda zit in elk abonnement, in dezelfde webmail als je mail en contacten.