Filters in je mailprogramma werken alleen als de app open staat, en daarom is je inbox op je telefoon ongesorteerd. Regels op de server lopen bij bezorging, één keer, voor elk apparaat. Een regelbouwer en een ruwe Sieve-editor in de webmail, regels uit andere programma's die behouden blijven, en het plus-adrestrucje waarvoor je helemaal geen regels nodig hebt.
Filterregels in je mailprogramma zijn een valkuil. Je bouwt een prachtig sorteersysteem in de app op je laptop, en dan kijk je op je telefoon en is de inbox een muur van alles, want de regels wonen in de laptop en de laptop is dicht. Erger nog, de regels lopen alleen als de app open staat, dus "als ik maandag achter mijn bureau zit" is wanneer je mail van vrijdag gesorteerd wordt.
Regels op de server lossen dat op door de logica te verplaatsen naar waar de mail werkelijk aankomt. Het sorteren gebeurt bij bezorging, één keer, voordat een apparaat het bericht ziet. Al je programma's zijn het daarna met elkaar eens, want er is niets meer om over van mening te verschillen.
Deze post gaat over hoe dat bij email.eu werkt, plus het kleine trucje dat regels veel nuttiger maakt: adressen uitdelen die zichzelf sorteren.
Filteren gebeurt bij email.eu op de server, in de standaardtaal die precies daarvoor bestaat. Die taal heet Sieve, het is een internetstandaard en geen functie van een leverancier, en het is al twee decennia de manier waarop serieuze mailsystemen filteren.
Een regel heeft de vorm die je verwacht. Komt er mail aan die aan iets voldoet, zet hem hier, of markeer hem, of stuur een automatisch antwoord, of stuur hem helemaal ergens anders naartoe. Het belangrijke is wanneer hij loopt: bij bezorging, op onze servers. Je telefoon ziet het bericht al in de juiste map. Je laptop ook, of die nu open stond of niet.
Omdat het een standaard is en niet iets dat wij bedacht hebben, zijn je regels van jou op dezelfde manier als je mail van jou is. Het is tekst, in een gedocumenteerde taal, leesbaar en meeneembaar. Niemand hoeft een gesloten regelformaat te ontrafelen om ze ergens anders neer te zetten.
Dit is dezelfde machinerie waarop onze eigen functies gebouwd zijn, wat een redelijk teken is dat het echt is en geen vinkje. Richt je doorsturen naar buiten in, dan gebeurt er onder water precies zo'n gegenereerde regel. Die van ons houden we bewust op een apart verborgen account, zodat de regels die wij genereren nooit kunnen botsen met de regels die jij schrijft. Jouw script is alleen van jou.
In de webmail, onder Instellingen, zijn er twee ingangen.
Er is een regelbouwer, de gewone: als een bericht hieraan voldoet, doe dan dat, ingevuld met keuzelijstjes. Dat dekt wat de meeste mensen willen, namelijk een handvol regels die dingen op afzender of onderwerp wegzetten.
En er is een ruwe editor, om de regeltaal direct te schrijven. Dat klinkt als een voetnoot en het is de reden dat deze paragraaf bestaat: het betekent dat het plafond de taal zelf is, en niet wat een formulierontwerper heeft bedacht om te tonen. Kom je van een opzet waarin je iets echt uitgebreids had gebouwd, dan wordt je niet gevraagd het opnieuw te bouwen binnen iemands vereenvoudigde schermpje.
Omdat het onderliggende protocol een standaard is en op onze servers open blijft staan, kun je regels ook volledig buiten onze webmail beheren, met elk programma dat het spreekt. Regels die elders zijn geschreven worden herkend en behouden in plaats van stil overschreven zodra je hier de editor opent, en dat is precies het gedrag dat mensen een regelscherm doet wantrouwen.
De vakantiemelder staat naast beide.
Hier is het deel waar je helemaal geen editor voor nodig hebt.
Neem je adres en zet een plus en een willekeurig woord voor de apenstaart. Ben je jij@jouwbedrijf.eu, dan zijn jij+nieuwsbrieven@jouwbedrijf.eu en jij+congres@jouwbedrijf.eu allebei jij. Mail naar die adressen komt precies als eerst in je inbox aan. Je hebt niets aangemaakt, je hebt niets ingesteld, en er is geen limiet aan hoeveel je er kunt verzinnen.
Wat dit nuttig maakt is dat het label de hele reis overleeft en zichtbaar is in het bericht. Dus:
Het kost niets, het werkt vandaag, en het is voor de meeste mensen het waardevolste in deze post. Het is ook volledig standaard, dus de adressen blijven werken waar je je domein ook naartoe brengt.
Eén eerlijk voorbehoud dat overal geldt en niet alleen hier: een klein aantal webformulieren weigert een plus in een e-mailadres, omdat wie die controle schreef de specificatie niet gelezen had. Gebeurt dat, dan zit je voor die ene dienst vast aan je gewone adres, wat vervelend is en wat geen enkele mailprovider van zijn kant kan oplossen.
Het automatische antwoord bij afwezigheid is een filterregel met een andere hoed op: komt er mail aan, en heb ik deze persoon niet recent al geantwoord, stuur dan deze tekst. Hij loopt op de server, wat de enige zinnige plek is, want het hele punt is dat hij werkt terwijl je laptop in een tas zit.
Eén ding is het zeggen waard, omdat mensen op de verkeerde plek gaan zoeken: hij staat bij je mailinstellingen en niet naast je agenda. Het is een regel over mail en niet over tijd.
Dezelfde machinerie weer voor de verwante dingen die mensen vragen: wegzetten op afzender, alles van een bepaalde klant markeren, een nieuwsbrief waar je je niet van kunt afmelden stil weggooien.
De meeste mensen hebben twee regels en plus-adressen nodig, en zijn daarna jaren klaar. Dat is een prima uitkomst, en het is de reden dat we met het adressentrucje beginnen en niet met de regeltaal.
Wie de rest wel zal waarderen zijn de mensen die van een opzet komen waarin ze iets uitgebreids hadden gebouwd, en die willen weten dat het de overstap overleeft. Dat doet het, want we hebben geen eigen regelformaat verzonnen dat alleen hier werkt. Zit je in die situatie en wil je je eigen opzet nakijken voordat je je vastlegt, vraag het ons en we kijken er samen naar in plaats van te gokken.