Sommige adressen verdienen geen inbox. Gratis en onbeperkt doorsturen naar waar dan ook, zonder kopie en zonder gebruiker, plus het eerlijke deel dat de meeste providers weglaten: wat doorsturen met SPF en DKIM doet, en wanneer je beter een alias gebruikt.
Sommige adressen verdienen geen postbus. facturen@jouwbedrijf.eu hoort aan te komen waar je boekhouder toch al werkt. vacatures@ gaat naar het bureau dat de zoektocht doet. Het adres op het oude domein volgt wie die relatie heeft overgenomen. Geen van deze heeft een inbox, een wachtwoord of iemand die hem in de gaten houdt nodig.
Doorsturen is de functie die ze afhandelt, en het is zo'n functie die of gratis en onbeperkt is, of een regel op je factuur, afhankelijk van hoe een provider over je denkt. De onze is gratis en onbeperkt. Deze post gaat over hoe het werkt, en nuttiger nog, wat doorsturen onderweg met je mail doet.
Je kiest een adres op een van je geverifieerde domeinen, je geeft een bestemming waar ook ter wereld, en mail naar het eerste komt aan op het tweede. Er wordt geen postbus aangemaakt. Er wordt geen gebruiker verbruikt. Het adres verschijnt niet als persoon in je werkomgeving.
Eigenaren en beheerders kunnen ze inrichten, en elke wijziging wordt vastgelegd in je auditlogboek, want een doorstuurregel leidt de mail van je bedrijf om naar buiten je bedrijf. Dat is precies het soort wijziging waarvan je een vastlegging wilt, vooral van de wijzigingen die je zelf niet hebt gemaakt.
Komt mail op een doorgestuurd adres aan, dan gaat hij naar buiten en blijft er niets bij ons staan. Dat is een bewuste standaard en geen vergeetachtigheid.
Het alternatief, een kopie bewaren in een verborgen postbus, betekent dat je bedrijf stilletjes een schaduwarchief van doorgestuurde mail opbouwt waar niemand naar kijkt, dat niemand beheert en dat niemand zich herinnert als hij nadenkt over waar zijn data staat. Wil je een kopie, dan is de eerlijke manier om het adres een echte alias op een echte postbus te maken en van daaruit door te sturen, bewust en in het volle licht.
Onder water heeft een doorstuurregel twee dingen nodig: je mailserver moet mail aannemen voor een adres dat geen postbus heeft, en iets moet het weer naar buiten sturen.
Dat doen we met één verborgen tussenpostbus per werkomgeving. Die heeft geen wachtwoord en zit in geen enkele groep, dus niemand kan erop inloggen, en het is geen betaalde gebruiker. Elk doorgestuurd adres in je werkomgeving staat erop geregistreerd, en één set regels op dat account stuurt elk adres door naar zijn bestemming.
Waarom dat voor jou uitmaakt: omdat wij dat account volledig bezitten, staan de regels die wij genereren op een plek die geen mens gebruikt. Wij komen nooit aan de filters die je collega's zelf op hun eigen postbus schrijven. Jouw eigen regels en onze doorstuurmachinerie kunnen niet botsen, want ze staan niet op dezelfde plek.
Een paar dingen mogen niet, en elk daarvan voorkomt een specifiek probleem.
Het bronadres moet op een domein staan dat je bij ons hebt geverifieerd. Een adres doorsturen op een domein waarvan de mail ons niet bereikt, levert een regel op die stil nooit afgaat. Beter geweigerd dan dat we je een verzinsel laten instellen.
Het bronadres mag niet samenvallen met een bestaande postbus of alias. Als dat zou mogen, hebben twee systemen aanspraak op hetzelfde adres, en wie er wint is een kwestie van volgorde. Dat is het soort dubbelzinnigheid dat maanden goed gaat en dan een dinsdag verpest.
De bestemming moet buiten je werkomgeving liggen. Dit is degene waar mensen over vallen en die het begrijpen waard is. Stuur je verkoop@jouwbedrijf.eu door naar jij@jouwbedrijf.eu, dan komt de mail terug in hetzelfde systeem, past hij mogelijk op dezelfde regel, en heb je een lus gebouwd. Om bij een collega binnen je werkomgeving te bezorgen is een alias het juiste gereedschap: direct, geen risico op een lus, en je kunt er ook vanaf versturen.
Dit is het deel dat de meeste providers niet op papier zetten, en je hoort het te weten voordat je op doorsturen vertrouwt voor iets belangrijks.
Doorsturen is hard voor e-mailauthenticatie. Sturen we een bericht door naar de inbox van je accountant bij een grote consumentenprovider, dan ziet die provider mail van ons aankomen met een afzenderadres van wie het oorspronkelijk verstuurde. Het SPF-record van die afzender noemt ons niet, want die afzender weet niet dat dit doorsturen bestaat. Dat is geen fout in onze inrichting, dat is wat doorsturen is: een tussenpersoon die de oorspronkelijke afzender nooit heeft toegestaan.
| Controle | Overleeft doorsturen | Waarom |
|---|---|---|
| SPF | Nee | Het staat de verzendende server toe, en wij staan niet op de lijst van de oorspronkelijke afzender |
| DKIM | Ja | Het ondertekent het bericht en niet de route, dus de signatuur reist mee |
| DMARC | Slaagt op DKIM alleen | Eén van de twee die klopt is genoeg, en daarom is DKIM intact houden belangrijk |
Twee dingen volgen. DKIM, dat het bericht zelf ondertekent en niet de route, overleeft, dus een bericht dat ondertekend was verifieert nog steeds bij de bestemming. En omdat het overleeft, zijn we voorzichtig het niet te breken. We halen onze eigen spamheaders eraf voordat we het bericht doorsturen, zowel omdat ons oordeel over een bericht niet iets is om aan een derde partij te geven, als omdat die headers na aankomst worden toegevoegd en geen deel zijn van wat de afzender ondertekende, waardoor ze weghalen de signatuur intact laat.
Het praktische advies: doorsturen is uitstekend voor routering waar weinig van afhangt, en het verkeerde gereedschap voor de mail waar je bedrijf van afhankelijk is. Heeft een echt persoon permanent een adres nodig, geef hem dan een postbus en gebruik aliassen. Houd doorsturen voor de adressen die echt bij iemand buiten je bedrijf horen.
Dat zeggen we liever dan doorsturen als toverkunst verkopen en jou de beperking laten ontdekken met een factuur die je nooit ontving.
Omdat ervoor rekenen een belasting op netheid is. Een bedrijf dat per doorgestuurd adres moet betalen koopt of een gebruiker die het niet nodig heeft, of laat het adres ongerouteerd, en beide zijn slechter voor hen dan de paar kilobytes die het ons kost.
Doorsturen zit in elk abonnement, zonder limiet op het aantal regels. Je vindt het onder Instellingen zodra je een geverifieerd domein hebt.