Niemand sollte einen IMAP-Port nachschlagen müssen. Die SRV-Einträge, well-known-URLs und Weiterleitungen, durch die Apple Mail, Thunderbird und ein Telefon sich allein aus einer E-Mail-Adresse einrichten, und die zwei Stellen, an denen es Sie noch etwas eintippen lässt.
Es gibt einen kleinen, wenig glamourösen Test, der Ihnen sagt, ob ein E-Mail-Anbieter Ihre Zeit achtet. Fügen Sie das Konto in Apple Mail hinzu, oder in Thunderbird, oder in der Mail-App eines Android-Telefons. Adresse eintippen, Passwort eintippen. Funktioniert es?
Wenn ja, hat jemand die richtigen Einträge veröffentlicht und die richtigen Endpunkte bereitgestellt. Wenn nein, suchen Sie jetzt IMAP-Portnummern, und jede Kollegin, die Sie danach migrieren, auch. Dieser Beitrag handelt von der Maschinerie, die die erste Fassung möglich macht, denn das ist eine dieser Funktionen, die niemand bemerkt, wenn sie funktioniert, und die alle spüren, wenn nicht.
Tippen Sie sie@ihrefirma.eu in eine Mail-App, weiß diese App noch gar nichts über Ihren Anbieter. Sie kennt eine Domain. Also sucht sie, in einer festen Reihenfolge, die von Internetstandards vorgegeben ist und nicht von einem Hersteller, und stellt Ihrer Domain eine Reihe von Fragen.
Sie sucht nach SRV-Einträgen, kleinen DNS-Angaben, die Server und Port für einen Dienst nennen. Es gibt einen für das moderne JMAP und ältere für IMAP, für ausgehende Post, für Kalender und für Kontakte. Sie sucht nach einer well-known-URL auf Ihrer Domain, einem festen Pfad, der maschinenlesbar zurückgibt, wo der echte Dienst liegt. Und je nach Programm sucht sie nach einer Konfigurationsdatei auf einem vereinbarten Hostnamen Ihrer Domain, dem Mechanismus, von dem Thunderbird und Outlook je eine eigene Fassung haben.
Eine davon, die richtig antwortet, genügt. Der Haken ist, dass sie alle von Ihrer Domain beantwortet werden müssen und nicht von unserer, denn Ihre Domain ist, was die Nutzerin eingetippt hat.
| Das Programm fragt | Wer antwortet | Wie eingerichtet |
|---|---|---|
| SRV-Einträge für Mail, Kalender und Kontakte | DNS auf Ihrer Domain | Einträge in der Menge, die wir erzeugen |
| Eine well-known-URL über HTTPS | Was auch immer Ihre Domain hostet | Eine Weiterleitung zum Mailserver |
| Eine Konfigurationsdatei auf einem vereinbarten Hostnamen | DNS auf Ihrer Domain | Einträge in der Menge, die wir erzeugen |
Das ist das Detail, das automatische Konfiguration schwerer macht, als sie aussieht. Die Domain in einer E-Mail-Adresse ist meist auch eine Firmenwebsite, und eine Website ist kein Mailserver. Fragt ein Programm ihrefirma.eu, wo die Kalender liegen, landet diese Frage bei dem, was Ihre Startseite hostet.
Es gibt zwei saubere Auswege, und wir nutzen beide.
Der erste ist DNS, dem egal ist, was Ihre Website ist. Die SRV-Einträge, die Programme auf die richtigen Hosts und Ports weisen, stecken in der Menge, die wir für Ihre Domain erzeugen, zusammen mit den Hostnamen, nach denen Programme im Stil von Thunderbird und Outlook suchen. Sie veröffentlichen die Zone einmal beim Einrichten der Domain, und danach ist es erledigt. Ohne Webserver.
Der zweite ist eine Weiterleitung, für die well-known-URLs, die über HTTPS von der Domain selbst beantwortet werden müssen. Das sind einzeilige Weiterleitungen, die das Programm zum Mailserver schicken, und der liefert die echte Datei. Genau das betreiben wir auf email.eu: Fragen Sie unsere Marketingseite, wo unsere Kalender liegen, und sie schickt Sie zum Mailserver, der ordentlich antwortet. Es sind zwei Schritte, die Millisekunden dauern, und es ist der Unterschied zwischen einem Telefon, das synchronisiert, und einem, das sagt, es könne das Konto nicht überprüfen.
Die moderne Antwort auf all das ist JMAP, was unsere Webmail spricht und wofür der Mailserver gebaut wurde. JMAP hat saubere Auffindbarkeit im Standard.
Die moderne Antwort ist nicht, was auf den Telefonen Ihres Teams installiert ist. Die Einträge, die wir veröffentlichen, decken deshalb auch die alte Welt ab: IMAP und Submission für alles aus den letzten zwanzig Jahren, CalDAV und CardDAV für Kalender und Kontakte, alles neben dem Neuen angekündigt. Ein Anbieter, der nur die Zukunft unterstützt, verlangt von allen Ihren Kolleginnen, ihre Gewohnheiten an genau dem Tag zu ändern, an dem sie den Anbieter wechseln, und das ist der Tag mit der geringsten Geduld dafür.
Das ist dieselbe Überlegung, die hinter der Unterstützung von Standardprotokollen steht. Automatische Konfiguration ist dieses Prinzip, angewandt auf die ersten sechzig Sekunden.
Zwei ehrliche Grenzen.
Manche Programme finden auf manchen Plattformen den Server einwandfrei und fragen dann doch nach einem Passwort, statt einen Browser zur Anmeldung zu öffnen. Das ist eine Entscheidung des Programms darüber, wie es sich anmeldet, und nichts, was ein DNS-Eintrag beheben kann. Will das Programm ein einfaches Passwort, will es ein App-Passwort, das Sie in etwa zehn Sekunden in Ihren Kontoeinstellungen anlegen und das sicherer ist, als ihm Ihr echtes zu geben.
Und Outlook ist sein eigenes Wettersystem. Sein Verhalten beim Auffinden hat sich mehrfach zwischen Versionen und zwischen Desktop-, Web- und Mobilvarianten geändert, deshalb ist "es funktioniert in Outlook" eine Aussage mit einer Versionsnummer daran. Wir veröffentlichen, was die Standards vorgeben, und das ist der Teil, den wir beherrschen, und er funktioniert mit den aktuellen Versionen, gegen die wir testen.
Das sagen wir lieber offen, als eine universelle Erfahrung zu versprechen und Sie die Ausnahme an dem Morgen entdecken zu lassen, an dem Sie wechseln.
Migrationen scheitern nicht an den großen Entscheidungen. Sie scheitern an der zwanzigsten Person, die ihr Telefon nicht zum Laufen brachte und still das alte Konto weiterbenutzte, wodurch das alte Konto nicht abgeschaltet werden kann, wodurch die Migration sechs Monate später nicht fertig ist.
Automatische Konfiguration verhindert das im Maßstab. Jede Person, die Sie anschließen, tippt einmal eine Adresse und ein Passwort. Niemand öffnet eine Dokumentationsseite. Niemand fragt die IT nach einer Portnummer.
Wollen Sie es mit Ihrem eigenen Programm laufen sehen, bevor Sie sich festlegen, ist das ein fairer Test in einer Probephase. Der Migrationsleitfaden für ein Wochenende richtet genau das ein: alles läuft und ist testbar, während Ihr alter Anbieter noch Ihre Post zustellt.