Der Trick beim Abschied von Google Workspace ist, dass es nie einen aufregenden Umstellungstag gibt. Richten Sie alles ein und testen Sie es, während Google Ihre Post noch zustellt, und stellen Sie am Ende einen einzigen DNS-Eintrag um. Das ist der Wochenendplan.
Google Workspace zu verlassen fühlt sich aus einem Grund riskant an, und das ist nicht die neue Software. Es ist der Wechsel selbst. Sie stellen sich den Morgen vor, an dem Sie alles umstellen und dann den ganzen Tag überlegen, ob die Post einer Kundin still ins Leere läuft.
Dann sorgen Sie dafür, dass dieser Morgen nicht kommt. Wir haben die Migration so gebaut, dass Sie Ihre Postfächer einrichten, Ihre alte Post umziehen und Ihr ganzes Team auf email.eu bringen, während Google Ihre E-Mail genau so weiter zustellt wie heute. Für die Außenwelt ändert sich nichts bis zum letzten Schritt, in dem Sie einen einzigen DNS-Eintrag auf uns richten. Läuft davor etwas schief, beheben Sie es, und niemand merkt davon etwas, denn Ihre echte Post fließt die ganze Zeit weiter über Google.
Deshalb ist eine Aufgabe, die nach einem Quartalsprojekt klingt, für ein Team von fünf bis fünfzig Personen ein Wochenende. Die Reihenfolge ist entscheidend. Hier ist sie, Tag für Tag.
| Was | Wie es umzieht |
|---|---|
| Post | Automatisch. Die Migration kopiert jede Nachricht und jeden Ordner über IMAP, oder aus einem MBOX-Archiv. |
| Aliase (info@, support@) | Die legen Sie im Dashboard neu an. Unbegrenzt in jedem Tarif. |
| Kalender | Aus Google als ICS exportieren, in den Kalender importieren. Offene Standards; Schritte unten. |
| Kontakte | Aus Google als vCard exportieren. Wie beim Kalender. |
| Dateien | Aus Google Drive herunterladen, in Ihr Drive hochladen. Handarbeit, planen Sie Zeit ein. |
| Docs, Sheets, Slides | Als .docx, .xlsx, .pptx exportieren. Im Office-Paket weiter bearbeitbar. |
| Vault, Apps Script, AppSheet | Kein Gegenstück. Prüfen Sie den Vergleich, bevor Sie sich festlegen. |
Die Post ist der Teil, den wir von Anfang bis Ende automatisieren. Alles darunter ist entweder ein kurzer Export und Import über offene Formate oder eine Kopie von Hand. Die letzte Zeile sollten Sie ernst nehmen: Läuft Ihr Unternehmen auf Apps Script oder lebt es in Vault, dann gibt es hier nichts, was das ersetzt, und Sie wollen wissen, was es tut, bevor Sie ein Wochenende einplanen.
Diese erste Stunde berührt Ihre laufende E-Mail nicht. Sie legen Gleise.
Melden Sie sich an. Etwa eine Minute: Firmenname, Ihre Domain, ein Tarif, ein Code zur Bestätigung Ihrer Adresse, eine Zahlungsmethode. Die Tarife kosten 7 € oder 14 € pro Nutzer und Monat, und Sie zahlen nur für die Personen, die Sie hinzufügen, also fangen Sie mit dem Team an, von dem Sie wissen, dass es umzieht. Abgebucht wird erst mit Ihrer ersten Rechnung.
Bestätigen Sie Ihre Domain. Das Dashboard gibt Ihnen einen TXT-Eintrag, den Sie bei Ihrem DNS-Anbieter hinzufügen. Er beweist, dass die Domain Ihnen gehört, und tut sonst nichts; Ihre E-Mail landet weiter bei Google. Wenige Minuten später steht Ihr Mailserver bereit und Ihr eigenes Postfach ist aktiv.
Laden Sie Ihr Team ein. Alle bekommen ein Postfach auf Ihrer Domain, dazu Kalender, Drive, Dokumente, Chat und Video hinter einer Anmeldung. Sie können sich heute Abend anmelden. Post zwischen den neuen Postfächern funktioniert sofort, während die Außenwelt weiter alle über Google erreicht.
Senken Sie die TTL Ihrer MX-Einträge. Wenn Sie schon in den DNS-Einstellungen sind, suchen Sie die MX-Einträge und setzen Sie ihre TTL auf 300 Sekunden. Sie ändern die Einträge nicht, Sie verkürzen nur, wie lange die alten zwischengespeichert bleiben, damit sich die Umstellung am Sonntag in Minuten statt in Stunden verteilt.
Ihre Post. Öffnen Sie Migrationen im Dashboard. Für jedes Postfach geben Sie den IMAP-Server des alten Anbieters und ein App-Passwort an, und es kopiert alles: jeden Ordner, jede Markierung, gelesen und ungelesen. Es liest bei Google und schreibt oder löscht dort nie etwas. Das Passwort wird verschlüsselt, nur für die Kopie verwendet und in dem Moment gelöscht, in dem sie fertig ist. Als Administrator können Sie diese Läufe für Ihre Kolleginnen und Kollegen starten, sodass eine Person das ganze Team abarbeiten kann.
Zwei Dinge an Gmail überraschen alle:
myaccount.google.com/apppasswords an und kann es danach löschen. Der Server ist imap.gmail.com, Port 993.Ein paar Gigabyte kopieren schnell. Ein Archiv von zehn Jahren braucht einige Stunden, und genau deshalb ist das die Samstagsaufgabe und die Umstellung wartet auf Sonntag. Die Kopien laufen im Hintergrund mit Fortschrittsbalken, starten Sie sie also und machen Sie mit dem Rest weiter.
Ihre gemeinsamen Adressen. Legen Sie info@, support@, rechnungen@ und Ähnliches als Aliase im Dashboard neu an. So viele Sie wollen, in jedem Tarif.
Kalender und Kontakte. Dafür gibt es noch keinen Import mit einem Klick. Viel Arbeit ist es aber nicht, weil beide Seiten dieselben offenen Standards sprechen. Exportieren Sie Ihre Kalender aus Google als ICS-Dateien und Ihre Kontakte als vCard. Verbinden Sie Ihr email.eu-Konto in einem Programm auf dem Rechner, Thunderbird, Apple Kalender, Apple Kontakte, alles was CalDAV und CardDAV spricht, und importieren Sie die Dateien dort. Sie synchronisieren sich zu Ihrem Konto und erscheinen überall, auch in der Webmail. Die meisten Programme finden die richtigen Server allein aus Ihrer Adresse; rechnen Sie mit einer Viertelstunde pro Person.
Ihre Dateien. Laden Sie herunter, was Sie brauchen, aus Google Drive und laden Sie es über das Web in Ihr Drive bei email.eu. Wenn Sie lieber alles auf einmal holen, funktioniert auch ein Export über Google Takeout, fordern Sie ihn aber am Abend vorher an, denn die Aufbereitung kann dauern. Google Docs, Sheets und Slides kommen als .docx, .xlsx und .pptx heraus und bleiben im Office-Paket bearbeitbar. Für ein paar Personen ist das ein Nachmittag. Für Jahre gemeinsamer Ablagen ist es die längste Einzelaufgabe des Wochenendes, verteilen Sie sie also im Team.
Und dann versuchen Sie, es zu zerlegen. Das ist der ganze Sinn, es vor der Umstellung zu tun: Alles, was Sie eingerichtet haben, ist aktiv und testbar, während Google noch Ihre echte Post hält. Schicken Sie Nachrichten zwischen den neuen Postfächern. Öffnen Sie den Kalender. Graben Sie durch die kopierten Ordner. Stimmt etwas nicht, steht nichts auf dem Spiel, und Sie haben den Rest des Wochenendes, um es zu klären.
Post nachziehen. Starten Sie jede Migration noch einmal. Sie holt nur, was sie nicht schon hat, also sammelt dieser Durchgang alles ein, was seit Samstag angekommen ist, und ist schnell fertig.
Live gehen. Klicken Sie bei Ihrer Domain auf Live gehen. Das Dashboard gibt Ihnen die Einträge zum Veröffentlichen, MX, SPF, DKIM, DMARC, alle für Ihre Domain erzeugt, und die fügen Sie bei Ihrem DNS-Anbieter ein. Das ist der echte Wechsel. Sobald sich der MX-Eintrag verteilt, was Minuten sind, wenn Sie am Freitag die TTL gesenkt haben, kommt neue Post zu email.eu statt zu Google. Das Dashboard beobachtet Ihr DNS und setzt die Domain auf Live, sobald es die Änderung sieht. Die Authentifizierungseinträge kommen gleichzeitig hinein, sodass Ihre ausgehende Post ab der ersten Nachricht korrekt signiert ist.
Prüfen Sie es. Schicken Sie sich etwas von einem Konto außerhalb Ihres Unternehmens, eine private Adresse genügt, und antworten Sie darauf. Sehen Sie nach, ob das Dashboard Live sagt.
Richten Sie die Geräte ein. Webmail funktioniert schon. Für Mail, Outlook oder Thunderbird konfigurieren sich die meisten Programme selbst aus Ihrer Adresse; die IMAP-Einstellungen stehen im Dashboard, falls ein Programm danach fragt.
Kündigen Sie Google nicht sofort. Post, die während des Verteilungsfensters am Sonntag verschickt wurde, kann noch in den alten Gmail-Postfächern ankommen, starten Sie also am Dienstag einen letzten Nachziehlauf, um Nachzügler abzuholen. Sobald Kalender und Dateien dort sind, wo sie hingehören, können Sie Google Workspace herunterstufen oder kündigen und alle die angelegten App-Passwörter löschen lassen.
Danach liegen Ihre Post und Ihre Dateien in der EU, betrieben von einem unabhängigen europäischen Unternehmen, auf Infrastruktur ohne US-Anbieter. Sie erreichen alles über dieselben offenen Protokolle, mit denen Sie auch gehen würden: IMAP, CalDAV, CardDAV. Wir halten das für den Teil, den die meisten "europäischen Alternativen" still überspringen: Es sollte genauso leicht sein, von uns wegzugehen, wie es war, von Google wegzugehen.
Ein paar Dinge können aus einem glatten Wochenende ein unordentliches machen. Prüfen Sie die zuerst.
Ist Ihre Umgebung größer oder verwickelter als das, Hunderte Plätze, Compliance-Vorgaben, eine Domain mit Narbengewebe in der Geschichte, dann sprechen Sie mit uns, bevor Sie anfangen. Wir schneiden das lieber gemeinsam mit Ihnen zu, als am Montag in einem Support-Ticket davon zu lesen.