Teamchat waar de organisatie van jou is, en niet een kamer in de onze

Chat is de tool waar de soevereiniteitsvraag ongemakkelijk wordt. Mensen zijn voorzichtig met e-mail, en plakken daarna het ding waar ze voorzichtig over waren in een chatvenster, omdat chat voelt als praten in plaats van als vastleggen. Je werkelijke operationele geschiedenis, de beslissingen en de discussies en de namen van klanten, komt terecht in de tool die niemand heeft doorgelicht.

Dus maakt het uit waar hij staat, en maakt het uit wat "onze werkomgeving" betekent als de leverancier het zegt.

Je eigen omgeving, niet een kamer in de onze

Bij het aanmaken van je werkomgeving zetten we een chatorganisatie op die alleen aan jou toebehoort, op je eigen adres. Het is geen gedeelde installatie waarin klanten door een rechteninstelling van elkaar gescheiden worden. Het is jouw organisatie, met jouw leden, jouw kanalen en jouw geschiedenis.

Het verschil laat zich zien op de saaie plekken. Je gebruikerslijst bevat je collega's en niemand anders. Je zoekopdracht dekt je eigen geschiedenis en niets anders. Er is geen configuratiefout die iemand kan maken, hier of aan onze kant, die de mensen van een ander bedrijf in je ledenlijst zet, want ze zitten niet in dezelfde organisatie om te beginnen.

Ga je uiteindelijk weg, dan wordt die organisatie als geheel verwijderd. Niet een regel die op inactief gezet wordt in een tabel die ook andere klanten bevat.

Niemand beheert een tweede lijst met mensen

Dit is het deel dat echt tijd bespaart.

Je chat heeft geen eigen accounts. Mensen melden zich aan met dezelfde email.eu-identiteit die ze voor al het andere gebruiken, en de organisatie is beperkt tot je e-maildomein, dus de eerste keer dat een collega zich aanmeldt zit hij er simpelweg in. Geen uitnodiging om te versturen, geen gebruiker om toe te wijzen, geen account om aan te maken.

Het omgekeerde is belangrijker. Verlaat iemand het bedrijf en zet je hem op één plek uit, dan verliest hij chat samen met al het andere, op hetzelfde moment, want er was maar één account. Er is geen vergeten chatinlog met een eigen wachtwoord, en dat is precies de fout die ex-medewerkers maanden later nog interne gesprekken laat lezen.

Kanalen met onderwerpen, en dat is de eigenlijke functie

De chattool die we draaien is Zulip, en zijn onderscheidende idee is het begrijpen waard voordat je hem afdoet als nog een chatapp.

In de meeste teamchat is een kanaal een stroom berichten en zijn threads een bijgedachte die sommige mensen gebruiken en andere niet. Zulip laat elk bericht bij een benoemd onderwerp binnen een kanaal horen. Een kanaal is dus geen brandslang, het is een verzameling kleine gelabelde gesprekken, en elk daarvan leest als een korte e-mailthread met een onderwerpregel.

Het praktische effect: je kunt een dag weg zijn en bijlezen op onderwerp, de twee gesprekken lezen die jou aangaan en de elf overslaan die dat niet doen. In plaats van terugscrollen door een ongedifferentieerde muur en proberen te achterhalen waar het ene gesprek eindigde en het andere begon.

Het betekent ook dat de geschiedenis een jaar later echt doorzoekbaar is, want dingen hebben namen. Chat die niet nuttig doorzoekbaar is, is een logboek en geen archief.

Wat jij bepaalt

Bewaartermijnen zijn aan jou. Hoe lang berichten bewaard blijven is jouw beleid en niet het onze. Zegt je sector achttien maanden, zet dan achttien maanden. Wil je alles voor altijd houden, houd dan alles voor altijd.

Jouw merk, niet het onze. Jouw logo, in jouw organisatie. Chat is niet de plek waar je team dagelijks herinnerd hoort te worden aan welke leverancier hun werkgever koos.

Waar het draait is geen vraag. Het draait op onze eigen machines in de EU, op infrastructuur die wij beheren, zonder Amerikaanse leveranciers ergens in de keten. Er is geen analyticsleverancier die de activiteit van je team bekijkt en geen derde partij in het pad.

Wat het niet is

Twee eerlijke grenzen.

Het is niet end-to-end versleuteld. Berichten worden op de server opgeslagen en zijn leesbaar voor de server, net als bij elke gangbare teamchat, inclusief degene die je nu gebruikt. Wat we wel kunnen bieden is dat de server de onze is in plaats van die van een Amerikaans bedrijf, dat de data in de EU blijft, en dat er geen derde partijen zijn. Heb je gesprekken nodig die een serverbeheerder wiskundig niet kan lezen, dan is chat het verkeerde medium en hoor je dat hardop tegen je team te zeggen.

En het probeert geen sociale tijdlijn te zijn. Er zijn geen ranglijsten van reacties, geen mechanieken die zijn ontworpen om mensen terug te trekken. De maat van goede werkchat is dat mensen hem sluiten, en dat is het ontwerp dat we bewust hebben gekozen.

Waar het in de werkomgeving staat

Chat zit in elk abonnement, net als de andere pijlers. Het meldt zich aan met hetzelfde account als je mail, je drive, je wiki en je vergaderingen, want een werkomgeving die je hem zelf laat samenstellen is geen werkomgeving.

Verhuis je een team van een bestaande chattool en wil je doorspreken wat er meekomt en wat niet voordat je je vastlegt, vraag het ons.