Elk bedrijf heeft een handboek dat voor een derde onjuist is, omdat herstellen moeilijker is dan negeren. Geneste pagina's, live samen bewerken, rechten per pagina en volledige geschiedenis, op je eigen exemplaar, gebouwd op de opensource-editor die Europese overheden samen bouwen.
Elk bedrijf heeft hetzelfde document. Het heet iets als "Onboarding" of "Hoe we dingen doen", het is geschreven door iemand die inmiddels vertrokken is, het staat in een chatbericht van twee jaar terug, en ongeveer een derde ervan is onjuist. Niemand vertrouwt het, dus niemand werkt het bij, dus wordt het onjuister, en dat is een lus die maar één kant op gaat.
De tool is niet de hele reden dat dat gebeurt, maar de tool bepaalt hoeveel wrijving er zit tussen iets fout zien staan en het herstellen. Daar is een wiki voor, en het is waarom we er een hebben opgenomen in plaats van aan te nemen dat een gedeelde map met documenten het wel zou doen.
Het verschil tussen een wiki en een map met documenten is structuur.
Een map is vlak, en iets vinden betekent weten hoe het heette. Een wiki is genest: pagina's bevatten pagina's, dus je handboek heeft een hoofdstuk over declaraties, dat een pagina over reizen heeft, die het specifieke antwoord bevat dat iemand werkelijk nodig heeft. De vorm draagt betekenis, en de vorm is wat het doorzoekbaar maakt voor iemand die het vocabulaire nog niet kent. Nieuwe mensen weten niet hoe jullie documenten heten. Ze weten ongeveer waar ze moeten kijken.
Daaronder dekt zoeken alles waar je bij mag, dus als de structuur je in de steek laat, werken de woorden nog.
Bewerken gebeurt live en samen. Twee mensen in dezelfde pagina zien elkaars wijzigingen gebeuren, in een opgeruimde editor met blokken in plaats van een pagina vol opmaakknoppen.
De reden dat dit voor een handboek uitmaakt is dat het alternatief eigenaarschap op afstand is. Eén persoon "bezit" het document, alle anderen mailen hem correcties, de correcties komen in de wachtrij achter het echte werk van die persoon, en het document verrot. Kan iedereen die een fout ziet hem direct herstellen, dan blijft documentatie dicht bij de waarheid.
Wat alleen veilig is door de volgende twee dingen.
Open bewerken zonder vangnet maakt mensen nerveus, en nerveuze mensen bewerken niets.
Dus heeft elke pagina zijn eigen lees- en schrijfrechten. De salarisbanden zijn zichtbaar voor de mensen die ze horen te zien en onzichtbaar voor alle anderen, in dezelfde wiki, zonder dat je een tweede, privéwiki bijhoudt. Fijnmazig per pagina en niet per ruimte, want kennis verdeelt zichzelf niet netjes in beveiligingsniveaus.
En elke pagina houdt zijn volledige geschiedenis bij. Je kunt zien wat er veranderde, wanneer, en door wie, en je kunt terugdraaien. Dat is wat "iedereen mag bewerken" van een risico in een functie verandert: er gaat nooit iets verloren, dus niemand hoeft voorzichtig te zijn op de manier die hem ervan weerhoudt iets bij te dragen.
Die twee samen zijn de hele truc. Rechten betekenen dat je de echte informatie erin kunt zetten. Geschiedenis betekent dat je mensen erin kunt laten werken.
Net als de drive is je wiki een volledig exemplaar van de software dat aan jou toebehoort, met een eigen database en eigen opslag, op je eigen adres. Niet een afdeling van een gedeeld systeem, afgescheiden door een instelling.
Er zit een prettig gevolg aan die bouwwijze: je wiki bestaat pas als iemand erom vraagt. De eerste persoon die hem uit het menu opent, zet hem in gang, wat een moment kost, en daarna staat hij er gewoon. Wij bouwen niet vooraf een wiki voor elke werkomgeving die er misschien nooit een wil, en jij hoeft geen verzoek in te dienen om er een te krijgen.
Aanmelden gaat met je normale email.eu-account, zoals al het andere in de werkomgeving. Geen aparte wiki-inlog, en niemand houdt toegang nadat hij het bedrijf verlaat.
De editor eronder is La Suite Docs, gebouwd als gezamenlijk initiatief van Europese overheden, geleid door Frankrijk en Duitsland, met meer landen die zich aansluiten. Die herkomst is geen versiering. Het betekent dat de koers wordt bepaald door publieke organisaties met een langetermijnbelang bij het bestaan van deze software, en niet door een overname. Software die de documentatie van een overheid draait wordt niet stilgezet omdat een investeringsronde niet doorging.
Wij draaien het, houden het actueel, en dragen terug wat we herstellen. Die verhouding is de hele reden dat we een werkomgeving konden bouwen in plaats van er vijf jaar aan te schrijven.
Een redelijke vraag, aangezien we beide hebben.
Documenten zijn losse dingen die je schrijft, deelt en verstuurt: een voorstel, een conceptcontract, aantekeningen. Ze hebben een begin en een eind en op een gegeven moment zijn ze klaar.
De wiki is het ding dat nooit klaar is. Handboeken, beleid, draaiboeken, de uitleg waarom er in 2024 een vreemde keuze is gemaakt. Pagina's die jarenlang door verschillende mensen worden bijgewerkt.
Moet het volgend jaar nog kloppen, dan hoort het in de wiki. Gaat het naar iemand buiten het bedrijf, dan is het waarschijnlijk een document.
Wiki zit in elk abonnement, en staat in het menu op het moment dat je hem wilt.