Adressen zijn geen accounts, dus factureren we ze ook niet als accounts. Hoe aliassen werken, waarom je er ook vanaf kunt versturen en niet alleen ontvangen, wat een catch-all je echt kost, en de aliasdomeinfunctie die naamswijzigingen en overnames saai maakt.
Elk bedrijf verzamelt adressen. Dat op je visitekaartje, dat op de facturen, de info@ waar het formulier op je website naartoe post, het oude domein van voor de naamswijziging dat twee belangrijke klanten nog steeds gebruiken, en het adres dat één leverancier hard in zijn facturatiesysteem heeft gezet en nooit meer aanpast.
De meeste providers laten je daarvoor betalen. Een adres is een account, een account is een gebruiker, en een bedrijf van acht mensen koopt uiteindelijk veertien licenties om zeven adressen en een overgebleven domein vast te houden. Wij vinden dat een facturatiemodel dat zich voordoet als een productkeuze, dus aliassen zijn bij email.eu gratis en er zit geen limiet op.
Deze post gaat over hoe ze werken, inclusief de delen die interessanter zijn dan "je kunt meer adressen hebben".
Een alias is een extra adres dat aankomt in een postbus die je al hebt. Geen tweede inbox, geen tweede wachtwoord, geen tweede plek om te kijken. Mail naar verkoop@jouwbedrijf.eu komt aan in de inbox van wie hem beheert, naast al het andere.
Wat mensen verwachten te missen is versturen. Een alias die alleen kan ontvangen is een halve functie: je krijgt de aanvraag op verkoop@, je antwoordt, en je antwoord gaat de deur uit vanaf je persoonlijke adres, wat de klant stilletjes vertelt dat verkoop@ een verzinsel is. Dus elke alias die je toevoegt wordt ook geregistreerd als een adres waarvan je kunt versturen. Kies hem in het afzenderveld in de webmail en het gesprek blijft waar de klant het begon.
Wij factureren mensen, geen adressen. Een gebruiker is een collega. Hebben je acht mensen samen dertig adressen nodig, dan zijn dat acht gebruikers.
Drie dingen in deze werkomgeving lijken op elkaar en zijn het niet, dus het is de moeite ze één keer naast elkaar te zetten:
| Postbus | Alias | Doorsturen | |
|---|---|---|---|
| Kost een gebruiker | Ja | Nee | Nee |
| Eigen inbox en wachtwoord | Ja | Nee | Nee |
| Kan vanaf het adres versturen | Ja | Ja | Nee |
| Bezorgt bij | Zichzelf | Een bestaande postbus van jou | Elk adres, waar dan ook |
| Geschikt voor | Een collega | Een rol die je team bedient | Een adres dat bij iemand buiten je bedrijf hoort |
De rest van deze post gaat over de middelste kolom.
Een catch-all neemt alles wat naar je domein wordt gestuurd en niet bij een echt adres past, en bezorgt het ergens in plaats van het te laten bouncen. Dat is echt handig als je net gemigreerd bent en nog niet zeker weet of je elk adres dat mensen gebruiken opnieuw hebt aangemaakt.
Het is ook de enige aliasinstelling die we niet door een individuele gebruiker laten zetten. Een catch-all is geen eigenschap van één postbus, het is een routeringsregel voor je hele domein, en wie hem aanzet beslist waar elk verkeerd getypt en elk gegokt adres in het bedrijf terechtkomt. Dat hoort bij een eigenaar of beheerder, dus dat is wie hem kan zetten.
Goed om te weten voordat je hem aanzet: een catch-all ontvangt alles, en "alles" is ook de spam die komt van een bot die adres na adres op je domein gokt. Het is een goed vangnet tijdens een migratie en een matige permanente instelling. De meeste teams gebruiken hem een paar maanden en zetten hem daarna uit, zodra de echte adressen zich bewezen hebben.
Dit is de functie die mensen verrast, en degene waarvoor het de moeite is deze post te lezen.
Je kunt een domein aan je werkomgeving toevoegen als aliasdomein. Het is geen tweede werkomgeving en het maakt geen enkel account aan. Het spiegelt de werkomgeving die je al hebt: iedereen met een adres op je hoofddomein heeft automatisch hetzelfde adres op het aliasdomein. Tien collega's en één aliasdomein geeft je twintig werkende adressen, en je hebt één ding toegevoegd.
Dit is wat naamswijzigingen en overnames saai maakt, en dat is het grootste compliment dat je een e-mailfunctie kunt geven. Je houdt oudbedrijf.nl voor altijd als aliasdomein, ieders oude adres blijft voor altijd werken, niemand hoeft na te trekken welke klanten nog welk adres gebruiken, en je betaalt geen tweede set postbussen om de achterblijvers op te vangen.
Die gespiegelde adressen worden afgeleid in plaats van opgeslagen, waardoor ze de werkelijkheid zelf volgen. Neem je volgend jaar iemand aan, dan bestaat zijn adres op het aliasdomein op het moment dat zijn postbus bestaat. Niemand hoeft eraan te denken het later nog in te richten.
Twee regels houden dat overzichtelijk. Is een adres op het aliasdomein al een echte postbus of al iemands alias, dan laat de spiegel het met rust in plaats van erover te vechten. En delen twee collega's toevallig hetzelfde deel voor de apenstaart over domeinen heen, dan krijgt maar één van hen het gespiegelde adres, op een vaste manier, zodat er nooit twee mensen zijn die denken dat het hun adres is.
Een alias raakt drie losse dingen, en het is nuttig te weten dat ze bestaan, want het verklaart het enige gedrag dat op een storing kan lijken.
Bezorging wordt opgelost tegen je gebruikersadministratie, dezelfde administratie die bepaalt wie kan inloggen. Dat is wat mail naar de alias echt laat aankomen in plaats van door te vallen naar de catch-all. De mailserver houdt daarnaast zijn eigen vermelding van het adres bij, en dat is wat inloggen en de beheerschermen lezen. En het adres wordt geregistreerd als identiteit, zodat het verschijnt als iets waarvan je kunt versturen.
Die drie schrijven wij alle drie elke keer dat je een alias toevoegt, wijzigt of verwijdert, en de hele set wordt vervangen in plaats van bijgewerkt, zodat wat de systemen geloven altijd de huidige waarheid is en niet een stapeling van eerdere wijzigingen.
Het eerlijke voorbehoud: de mailserver bewaart antwoorden van de gebruikersadministratie kort in een cache. Een net toegevoegde alias kan daardoor een paar minuten nodig hebben voordat hij begint te ontvangen, vooral als er al iets naar dat adres probeerde en een "bestaat niet" te pakken kreeg dat het onthouden waard was. Voeg je een alias toe en test je hem in dezelfde beweging, geef het dan even voordat je concludeert dat het niet werkte.
Waarom we hier belang aan hechten is niet dat aliassen spannend zijn. Het is dat wildgroei van adressen een van de belangrijkste redenen is dat mensen blijven waar ze zijn ontgroeid. Als weggaan betekent dat je elk adres dat je bedrijf ooit heeft gepubliceerd moet natrekken, en daarna per adres moet betalen om ze opnieuw aan te maken, dan ga je niet weg.
Aliassen gratis maken en hele domeinen spiegelbaar maken haalt dat weg. Je neemt alles mee, ook de adressen waarvan je niet zeker weet of iemand ze nog gebruikt, en dat kom je later veilig te weten.
Aliassen en aliasdomeinen zitten in elk abonnement. Wil je een specifieke verzameling domeinen doorspreken voordat je verhuist, dan kijken we er graag met je naar.