Les agendas sont la pièce qui fait dire aux gens qu'ils ne peuvent pas partir. Du CalDAV ouvert qui se synchronise nativement avec Calendrier d'Apple, Thunderbird et DAVx5, la disponibilité sans exposer votre agenda, une vraie page de réponse pour les invités sans compte, et une fonction Google qui n'existe réellement pas ici.
Les agendas sont la forme la plus silencieuse d'enfermement dans un espace de travail. Le courrier, on imagine le déplacer. Les fichiers, on imagine les copier. Mais l'agenda est branché dans le téléphone de chacun, le portable de chacun, l'écran de la salle de réunion et le lien de prise de rendez-vous de votre site, et démêler cela ressemble au genre de projet qui met fin à des carrières.
Ce sentiment vient surtout de la façon dont les grands fournisseurs ont construit le leur : comme un service fermé doté d'une API, où le protocole standard est une voie d'export concédée à contrecœur plutôt que le produit lui-même.
Le nôtre est le protocole standard. Cette seule décision change ce que l'agenda peut faire pour vous.
Les agendas chez email.eu parlent CalDAV, et les contacts CardDAV. Ce sont les standards ouverts prévus exactement pour cela, ils sont antérieurs à tout agenda fermé que vous avez utilisé, et à peu près toutes les applications d'agenda les prennent en charge.
Concrètement, cela veut dire Calendrier d'Apple sur Mac ou iPhone, Thunderbird sur ordinateur, DAVx5 sur Android, et tout ce que votre équipe apprécie déjà. Pas un mode de compatibilité. Le protocole natif, avec synchronisation dans les deux sens.
Et comme la découverte est correctement configurée, la plupart de ces applications trouvent l'agenda toutes seules dès que quelqu'un saisit son adresse. Personne ne copie une adresse de serveur depuis une page d'aide.
La conséquence en matière de portabilité est le vrai gain. Un agenda synchronisé par un protocole standard est un agenda que vous pouvez pointer vers n'importe quel autre fournisseur, ou vers votre propre serveur, quand vous voulez. Il n'y a pas d'étape d'export, car il n'y a jamais eu d'étape d'import. C'est le même principe que partout ici, et c'est sur l'agenda qu'il est le plus rare.
Un agenda d'équipe est tout l'intérêt d'un agenda d'équipe. Vous en partagez un depuis le webmail en quelques clics : choisir l'agenda, choisir le collègue, choisir ce qu'il peut en faire. Un agenda à la fois, si bien que celui de l'équipe est modifiable par ceux qui le tiennent et lisible par tous les autres, sans que cela constitue aussi une décision sur votre agenda personnel.
Les droits sont plus fins qu'un simple interrupteur entre lecture et écriture, et cela compte plus qu'il n'y paraît. Voir que vous êtes occupé, voir ce que disent les entrées, modifier vos propres entrées, modifier celles de tout le monde, répondre aux invitations et partager l'agenda plus loin sont autant de droits distincts. « Toute l'entreprise peut voir quand la salle est prise » et « trois personnes peuvent y déplacer des choses » sont donc des attributions différentes sur le même agenda, plutôt qu'un choix entre tout verrouiller et tout ouvrir.
Indépendamment du partage, le système sait répondre aux questions de disponibilité : cette personne est-elle libre à cette heure. C'est ce qui transforme la planification d'une réunion en un coup d'œil à une grille plutôt qu'en quatre messages de sondage. Important : la disponibilité n'est pas l'accès. Quelqu'un peut voir que vous êtes occupé jeudi après-midi sans voir ce que vous faites, et c'est exactement le bon réglage par défaut dans une entreprise. Votre agenda en dit long sur vous, et vos collègues ont besoin de votre disponibilité, pas de vos affaires.
Voici un détail dans lequel nous avons mis un vrai travail, car c'est là que la plupart des invitations échouent en silence.
Vous invitez quelqu'un d'une autre entreprise à une réunion. Il reçoit une invitation par e-mail. Son application d'agenda la comprend peut-être, ou pas, selon ce qu'il utilise. Si elle ne la comprend pas, ce qu'il obtient historiquement est une pièce jointe et un haussement d'épaules.
Chez nous, l'invitation contient un lien vers une page où il peut simplement dire oui ou non, dans un navigateur, sans compte et sans rien installer. Sa réponse revient dans votre agenda comme une vraie réponse, et la page sur laquelle il arrive ressemble à quelque chose qui nous appartient plutôt qu'à un écran de test.
C'est une petite chose. C'est aussi la différence entre savoir qui vient et deviner.
Ajoutez une salle vidéo à un événement et tous les invités reçoivent un lien dans l'invitation. Les invités rejoignent depuis le lien, dans le navigateur, sans compte et sans téléchargement. C'est Meet, notre pilier vidéo, et si c'est à un clic de l'agenda plutôt qu'une corvée séparée, c'est parce qu'une réunion sans salle n'est pas une réunion.
Deux remarques honnêtes sur ce que vous trouverez et ne trouverez pas.
Les tâches sont dans l'agenda. Pas un produit séparé, pas une intégration. Les choses avec une échéance côtoient les choses avec une heure de début, et c'est leur place.
La réponse automatique d'absence n'est pas dans l'agenda. Elle est dans vos réglages de messagerie, car c'est une règle sur le courrier et non sur le temps. Les gens s'y trompent assez souvent pour que cela mérite d'être dit : si vous l'avez cherchée à côté de votre agenda sans la trouver, voilà pourquoi, et elle existe bien. C'est la même mécanique de règles côté serveur que vos autres filtres, elle tourne donc que vos appareils soient allumés ou non.
Le « lieu de travail » de Google n'existe pas ici. C'est un type d'événement propriétaire de Google, absent du standard des agendas, et rien en dehors de Google ne l'implémente. Si votre équipe en est devenue dépendante, vous utiliserez à la place un événement récurrent sur la journée ou une convention de nommage. Mieux vaut le savoir maintenant que le découvrir en deuxième semaine.
Nous aurions pu construire un agenda un peu plus léché en le rendant un peu plus fermé. Beaucoup de bons produits font ce choix.
Mais l'agenda est l'endroit où l'enfermement se cache. C'est la pièce qui fait dire « nous ne pouvons pas partir », non parce que l'agenda est bon, mais parce qu'il est enchevêtré. Bâtir sur le standard ouvert signifie que l'enchevêtrement est avec le standard plutôt qu'avec nous, et que le jour où vous voudrez aller ailleurs, vos applications continueront de fonctionner en pointant vers autre chose.
L'agenda est inclus dans tous les forfaits, dans le même webmail que votre courrier et vos contacts.