Filter im Mailprogramm laufen nur, wenn die App offen ist, und deshalb ist Ihr Posteingang auf dem Telefon unsortiert. Regeln auf dem Server laufen bei der Zustellung, einmal, für jedes Gerät. Ein Regelbaukasten und ein Sieve-Roheditor in der Webmail, anderswo geschriebene Regeln bleiben erhalten, und der Plus-Adressen-Kniff, für den Sie gar keine Regeln brauchen.
Filterregeln im Mailprogramm sind eine Falle. Sie bauen ein schönes Sortiersystem in der App auf Ihrem Laptop, und dann sehen Sie auf Ihr Telefon, und der Posteingang ist eine Wand aus allem, denn die Regeln wohnen im Laptop, und der Laptop ist zu. Schlimmer noch, die Regeln laufen nur, wenn die App offen ist, sodass "wenn ich am Montag am Schreibtisch sitze" der Zeitpunkt ist, an dem Ihre Freitagspost sortiert wird.
Regeln auf dem Server beheben das, indem sie die Logik dorthin verlegen, wo die Post wirklich ankommt. Das Sortieren geschieht bei der Zustellung, einmal, bevor irgendein Gerät die Nachricht sieht. Alle Ihre Programme sind sich danach einig, denn es bleibt nichts, worüber sie uneinig sein könnten.
Dieser Beitrag handelt davon, wie das bei email.eu funktioniert, und vom kleinen Kniff, der Regeln deutlich nützlicher macht: Adressen ausgeben, die sich selbst sortieren.
Gefiltert wird bei email.eu auf dem Server, in der Standardsprache, die genau dafür da ist. Sie heißt Sieve, ist ein Internetstandard und keine Herstellerfunktion, und sie ist seit zwei Jahrzehnten die Art, wie ernsthafte Mailsysteme filtern.
Eine Regel hat die Form, die Sie erwarten. Kommt Post an, die auf etwas passt, lege sie hierhin, oder markiere sie, oder schicke eine automatische Antwort, oder schicke sie ganz woandershin. Das Wichtige ist, wann sie läuft: bei der Zustellung, auf unseren Servern. Ihr Telefon sieht die Nachricht schon im richtigen Ordner. Ihr Laptop auch, ob er offen war oder nicht.
Weil es ein Standard ist und nichts, was wir erfunden haben, sind Ihre Regeln Ihre, auf dieselbe Weise, wie Ihre Post Ihre ist. Es ist Text, in einer dokumentierten Sprache, lesbar und mitnehmbar. Niemand muss ein geschlossenes Regelformat entschlüsseln, um sie woandershin zu bringen.
Das ist dieselbe Maschinerie, auf der unsere eigenen Funktionen gebaut sind, was ein ordentliches Zeichen dafür ist, dass sie echt ist und kein Häkchen. Richten Sie eine Weiterleitung nach außen ein, entsteht darunter genau so eine erzeugte Regel. Unsere halten wir bewusst auf einem getrennten, verborgenen Konto, damit die Regeln, die wir erzeugen, nie mit denen kollidieren können, die Sie schreiben. Ihr Skript gehört allein Ihnen.
In der Webmail, unter Einstellungen, gibt es zwei Zugänge.
Es gibt einen Regelbaukasten, den gewöhnlichen: Passt eine Nachricht hierauf, tu jenes, ausgefüllt mit Auswahllisten. Das deckt ab, was die meisten wollen, nämlich eine Handvoll Regeln, die Dinge nach Absender oder Betreff einsortieren.
Und es gibt einen Roheditor, um die Regelsprache direkt zu schreiben. Das klingt nach einer Fußnote und ist der Grund, warum dieser Abschnitt existiert: Es bedeutet, dass die Decke die Sprache selbst ist und nicht das, was jemand in ein Formular gepackt hat. Kommen Sie von einer Umgebung, in der Sie etwas wirklich Ausgefeiltes gebaut hatten, werden Sie nicht gebeten, es in jemandes vereinfachter Oberfläche neu zu bauen.
Weil das darunterliegende Protokoll ein Standard ist und auf unseren Servern offen bleibt, können Sie Regeln auch vollständig außerhalb unserer Webmail verwalten, mit jedem Programm, das es spricht. Anderswo geschriebene Regeln werden erkannt und bewahrt, statt still überschrieben zu werden, sobald Sie hier den Editor öffnen, und genau dieses Verhalten lässt Menschen einem Regelbildschirm misstrauen.
Der Abwesenheitsassistent steht neben beidem.
Hier ist der Teil, für den Sie gar keinen Editor brauchen.
Nehmen Sie Ihre Adresse und setzen Sie ein Plus und ein beliebiges Wort vor das At-Zeichen. Sind Sie sie@ihrefirma.eu, dann sind sie+newsletter@ihrefirma.eu und sie+konferenz@ihrefirma.eu beide Sie. Post an diese Adressen kommt genau wie zuvor in Ihrem Posteingang an. Sie haben nichts angelegt, nichts eingerichtet, und es gibt keine Grenze, wie viele Sie erfinden.
Nützlich wird das dadurch, dass die Markierung die ganze Reise überlebt und in der Nachricht sichtbar ist. Also:
Es kostet nichts, funktioniert heute, und ist für die meisten das Wertvollste in diesem Beitrag. Es ist außerdem vollständig standardisiert, sodass die Adressen weiter funktionieren, wohin Sie Ihre Domain auch bringen.
Ein ehrlicher Vorbehalt, der überall gilt und nicht nur hier: Eine kleine Zahl von Webformularen weist ein Plus in einer E-Mail-Adresse zurück, weil wer diese Prüfung schrieb, die Spezifikation nicht gelesen hat. Passiert das, hängen Sie für diesen einen Dienst an Ihrer schlichten Adresse, was ärgerlich ist und was kein Mailanbieter von seiner Seite beheben kann.
Die automatische Antwort bei Abwesenheit ist eine Filterregel mit anderem Hut: Kommt Post an, und habe ich dieser Person nicht kürzlich schon geantwortet, schicke diesen Text. Sie läuft auf dem Server, dem einzig sinnvollen Ort, denn der ganze Sinn ist, dass sie funktioniert, während Ihr Laptop in einer Tasche steckt.
Eines ist es wert gesagt zu werden, weil Menschen an der falschen Stelle suchen: Sie steht bei Ihren Mail-Einstellungen und nicht neben Ihrem Kalender. Sie ist eine Regel über Post und nicht über Zeit.
Dieselbe Maschinerie wieder für die verwandten Dinge, nach denen gefragt wird: nach Absender einsortieren, alles von einer bestimmten Kundin markieren, einen Newsletter, von dem Sie sich nicht abmelden können, still verwerfen.
Die meisten brauchen zwei Regeln und Plus-Adressen und sind danach für Jahre fertig. Das ist ein völlig gutes Ergebnis, und es ist der Grund, warum wir mit dem Adressenkniff beginnen und nicht mit der Regelsprache.
Wer den Rest zu schätzen weiß, sind die, die von einer Umgebung kommen, in der sie etwas Ausgefeiltes gebaut hatten, und die wissen wollen, dass es den Umzug überlebt. Das tut es, denn wir haben kein eigenes Regelformat erfunden, das nur hier funktioniert. Sind Sie in dieser Lage und wollen Ihre Umgebung prüfen, bevor Sie sich festlegen, fragen Sie uns, und wir sehen es uns gemeinsam an, statt zu raten.