De truc bij weggaan van Google Workspace is dat er nooit een spannende overstapdag is. Richt alles in en test het terwijl Google je mail nog bezorgt, en zet aan het eind één DNS-record om. Dit is het weekendplan.
Weggaan bij Google Workspace voelt om één reden riskant, en dat is niet de nieuwe software. Het is de overstap zelf. Je ziet de ochtend voor je waarop je alles omzet en daarna de hele dag zit af te vragen of de mail van een klant stil in een leegte aan het bouncen is.
Zorg dan dat die ochtend er niet is. We hebben de migratie zo gebouwd dat je je postbussen inricht, je oude mail verhuist en je hele team op email.eu zet terwijl Google je e-mail precies blijft bezorgen zoals vandaag. Er verandert niets voor de buitenwereld tot de allerlaatste stap, waarin je één DNS-record naar ons laat wijzen. Is er daarvoor iets mis, dan repareer je het en merkt niemand het, want je echte mail loopt die hele tijd nog via Google.
Daarom is een klus die klinkt als een project van een kwartaal, voor een team van vijf tot vijftig mensen, een weekend. De volgorde is wat uitmaakt. Hier is hij, dag voor dag.
| Wat | Hoe het verhuist |
|---|---|
| Automatisch. De migratiemotor kopieert elk bericht en elke map over IMAP, of uit een MBOX-archief. | |
| Aliassen (info@, support@) | Die maak je opnieuw aan in het dashboard. Onbeperkt in elk abonnement. |
| Agenda's | Exporteer uit Google als ICS, importeer in je agenda. Open standaarden; stappen hieronder. |
| Contacten | Exporteer uit Google als vCard. Net als agenda's. |
| Bestanden | Downloaden uit Google Drive, uploaden naar je Drive. Handwerk, dus reken er tijd voor. |
| Docs, Sheets, Slides | Exporteren naar .docx, .xlsx, .pptx. Blijven te bewerken in het officepakket. |
| Vault, Apps Script, AppSheet | Geen equivalent. Bekijk de vergelijking voordat je je vastlegt. |
Mail is het deel dat we van begin tot eind automatiseren. Alles daaronder is of een korte export en import met open formaten, of een handmatige kopie. De laatste rij is degene om serieus te nemen: draait je bedrijf op Apps Script of leeft het binnen Vault, dan is er hier niets dat die vervangt, en dan wil je weten wat dat wel doet voordat je een weekend inplant.
Dit eerste uur raakt je huidige e-mail niet aan. Je legt spoor.
Meld je aan. Ongeveer een minuut: je bedrijfsnaam, je domein, een abonnement, een code om je e-mailadres te verifiëren, een betaalmethode. Abonnementen zijn €7 of €14 per gebruiker per maand en je betaalt alleen voor de mensen die je toevoegt, dus begin met het team waarvan je weet dat het meeverhuist. Er wordt niets afgeschreven tot je eerste factuur.
Verifieer je domein. Het dashboard geeft je één TXT-record om bij je DNS-provider toe te voegen. Het bewijst dat het domein van jou is en doet niets anders; je e-mail blijft bij Google aankomen. Een paar minuten later staat je mailserver klaar en is je eigen postbus live.
Nodig je team uit. Iedereen krijgt een postbus op je domein, plus agenda, drive, documenten, chat en video achter één inlog. Ze kunnen vanavond al inloggen. Mail tussen de nieuwe postbussen werkt direct, terwijl de buitenwereld iedereen nog via Google bereikt.
Verlaag de TTL van je MX. Nu je toch in de DNS-instellingen zit, zoek de MX-records op en zet hun TTL op 300 seconden. Je verandert de records niet, je verkort alleen hoe lang de oude onthouden worden, zodat de omzetting op zondag zich in minuten verspreidt in plaats van in uren.
Je mail. Open Migraties in het dashboard. Voor elke postbus geef je de IMAP-server van de oude provider en een app-wachtwoord, en hij kopieert het geheel: elke map, elke markering, gelezen en ongelezen. Hij leest bij Google en schrijft of verwijdert daar nooit iets. Het wachtwoord wordt versleuteld, alleen gebruikt om de kopie te draaien, en verwijderd op het moment dat hij klaar is. Als beheerder kun je deze voor je collega's draaien, zodat één persoon het hele team kan doorlopen.
Twee dingen aan Gmail verrassen iedereen:
myaccount.google.com/apppasswords en kan hem daarna verwijderen. De server is imap.gmail.com, poort 993.Een paar gigabyte kopieert snel. Een archief van tien jaar kost een paar uur, en dat is precies waarom dit de zaterdagklus is en de omzetting op zondag wacht. De kopieën lopen op de achtergrond met een voortgangsbalk, dus zet ze aan en ga verder met de rest.
Je gedeelde adressen. Maak info@, support@, facturen@ en dergelijke opnieuw aan als aliassen in het dashboard. Zoveel als je wilt, in elk abonnement.
Agenda's en contacten. Hiervoor is nog geen import met één klik. Het is niet veel werk, want beide kanten spreken dezelfde open standaarden. Exporteer je agenda's uit Google als ICS-bestanden en je contacten als vCard. Verbind je email.eu-account in een programma op je computer, Thunderbird, Apple Calendar, Apple Contacts, alles wat CalDAV en CardDAV doet, en importeer de bestanden daar. Ze synchroniseren naar je account en verschijnen overal, ook in de webmail. De meeste programma's vinden de juiste servers op basis van alleen je e-mailadres; reken op een kwartier per persoon.
Je bestanden. Download wat je nodig hebt uit Google Drive en upload het via het web in je Drive op email.eu. Wil je liever alles in één keer pakken, dan werkt een export via Google Takeout ook, maar vraag die de avond ervoor aan, want het voorbereiden kan een tijd duren. Google Docs, Sheets en Slides komen eruit als .docx, .xlsx en .pptx en blijven te bewerken in het officepakket. Voor een paar mensen is dit een middag. Voor jaren aan gedeelde drives is het de langste enkele klus van het weekend, dus verdeel hem over het team.
En probeer het dan te breken. Dit is het hele punt van het vooraf doen: alles wat je hebt ingericht is live en te testen terwijl Google nog je echte mail vasthoudt. Stuur berichten tussen de nieuwe postbussen. Open de agenda. Graaf door de gekopieerde mappen. Is er iets mis, dan staat er niets op het spel en heb je de rest van het weekend om het op te lossen.
Vul de mail bij. Draai elke migratie nog één keer. Hij haalt alleen op wat hij nog niet heeft, dus deze ronde veegt alles op wat er sinds zaterdag is binnengekomen en is snel klaar.
Ga live. Klik op Ga live bij je domein. Het dashboard geeft je de records om te publiceren, MX, SPF, DKIM, DMARC, allemaal voor jouw domein gegenereerd, en die plak je bij je DNS-provider. Dit is de echte overstap. Zodra het MX-record zich verspreidt, wat minuten is als je vrijdag de TTL hebt verlaagd, komt nieuwe mail bij email.eu in plaats van bij Google. Het dashboard kijkt naar je DNS en zet het domein op Live zodra het de wijziging ziet. De authenticatierecords gaan er tegelijk in, dus je uitgaande mail is vanaf het eerste bericht correct ondertekend.
Controleer het. Stuur jezelf iets van een account buiten je bedrijf, een privéadres is prima, en antwoord erop. Kijk of het dashboard Live zegt.
Richt de apparaten in. Webmail werkt al. Voor Mail, Outlook of Thunderbird stellen de meeste programma's zichzelf in op basis van je adres; de IMAP-instellingen staan in je dashboard als een programma erom vraagt.
Zeg Google niet direct op. Mail die tijdens het verspreidingsvenster van zondag is verstuurd kan nog in de oude Gmail-postbussen aankomen, dus draai op dinsdag nog één laatste bijvulronde om de achterblijvers op te halen. Zodra agenda's en bestanden staan waar ze horen, kun je Google Workspace afwaarderen of opzeggen en laat je iedereen de app-wachtwoorden verwijderen die ze hebben aangemaakt.
Daarna staan je mail en bestanden in de EU, beheerd door een onafhankelijk Europees bedrijf, op infrastructuur zonder Amerikaanse leveranciers. Je kunt er bij over dezelfde open protocollen die je zou gebruiken om weg te gaan: IMAP, CalDAV, CardDAV. Wij denken dat dat het deel is dat de meeste "Europese alternatieven" stil overslaan: het hoort net zo makkelijk te zijn om bij ons weg te lopen als het was om bij Google weg te lopen.
Een paar dingen kunnen van een soepel weekend een rommelig weekend maken. Controleer die eerst.
Is je opzet groter of ingewikkelder dan dit, honderden gebruikers, complianceregels, een domein met een verleden vol schrammen, neem dan contact op voordat je begint. We brengen het liever samen met je in kaart dan dat we er maandag over lezen in een supportticket.