Eine nur ergänzbare Aufzeichnung darüber, wer was in Ihrer Arbeitsumgebung geändert hat, in der Datenbank erzwungen, damit niemand still darin bearbeiten kann, wir eingeschlossen. Es hält jede Support-Sitzung fest, die email.eu in Ihrer Arbeitsumgebung öffnet, und es hält ab Tag eins in jedem Tarif fest. Eine Business-Funktion zum Lesen.
Jedes Produkt für Arbeitsumgebungen hat irgendwo eine Antwort auf "wer hat das geändert?". Meistens liegt sie begraben, meistens merken Sie in der Woche danach, dass Sie sie gebraucht hätten. Wir haben unsere als schlichtes, lesbares Protokoll gebaut, das Sie jederzeit öffnen können: wer was getan hat, wann, und von wo. Dieser Beitrag handelt davon, was darin steht, was bewusst nicht darin steht, und von der einen Zeile, die die meisten Produkte Ihnen nicht zeigen.
Das Protokoll hält die Verwaltungs- und Sicherheitshandlungen fest, die ändern, wie Ihre Arbeitsumgebung eingerichtet ist oder wer hineinkommt. Wenn jemand eine Kollegin einlädt, eine entfernt oder eine Rolle ändert. Wenn eine Domain hinzugefügt, bestätigt oder entfernt wird. Wenn sich Ihr Tarif ändert, wenn die einmalige Anmeldung eingerichtet oder ihre Schlüssel gewechselt werden, wenn eine Weiterleitung erscheint, wenn sich Ihr Erscheinungsbild ändert. Und die Sicherheitsereignisse am Konto, die am meisten zählen: ein Passwort-Zurücksetzen, ein erstelltes oder widerrufenes App-Passwort, Verschlüsselung im Ruhezustand ein- oder ausgeschaltet.
Jeder Eintrag enthält dieselben paar Dinge: wer es getan hat, was, was davon betroffen war, wann, und von welcher IP-Adresse. Das "wer" überlebt den Weggang der Person. Entfernen Sie in sechs Monaten eine Kollegin, lesen ihre früheren Einträge weiter mit ihrem Namen und ihrer Adresse, weil wir die am Eintrag selbst speichern und nicht auf ein Konto verweisen, das es nicht mehr gibt.
Sie finden es unter Einstellungen, als Seite, in der Sie in der Zeit zurückblättern. Inhaberinnen und Administratoren können es lesen. Es gibt keine Schaltflächen, um es zu bearbeiten oder aufzuräumen, und das ist Absicht, was zum nächsten Teil führt.
Ein Protokoll, das man still bearbeiten kann, ist kein Protokoll. Dieses lässt sich also nur ergänzen, und diese Regel wohnt in der Datenbank selbst und nicht im Anwendungscode darüber. Die Datenbank verweigert jeden Versuch, einen Eintrag zu ändern oder zu löschen, sobald er geschrieben ist. Das gilt für Ihre Administratoren, und es gilt für uns. Niemand wischt eine Zeile weg, weil sie unbequem ist.
Es gibt eine bewusste Ausnahme, und die ist es wert, genannt statt versteckt zu werden: eine künftige Aufräumung wegen Aufbewahrungsfristen, die Art, die Protokolle älter als einen bestimmten Zeitraum kürzt, ist ein direkter Datenbankeingriff, den eine Administratorin absichtlich vornimmt, außerhalb des normal laufenden Systems. Der gewöhnliche Betrieb, unserer inbegriffen, kann an das Vorhandene nicht heran.
Das ist der Teil, der uns am wichtigsten ist. Wenn jemand von email.eu eine Support-Sitzung in Ihrer Arbeitsumgebung öffnet, landet diese Handlung in Ihrem Protokoll wie jede andere, gekennzeichnet als wir und mit dem Beginn und dem Ende versehen. Dasselbe gilt für die Handvoll anderer Dinge, die unser Support in Ihrem Namen tun kann, etwa eine Domain einrichten oder eine Abrechnungseinstellung anpassen. Sie müssen uns nicht fragen, was wir getan haben. Es steht in Ihrem eigenen Protokoll, neben den Handlungen Ihres Teams, in derselben Liste.
Wir halten das für die ehrliche Fassung eines Versprechens, das viele Unternehmen lose geben. Genug Anbieter sagen Ihnen, sie griffen "nur bei Bedarf" auf Ihre Daten zu. Weniger Anbieter zeigen Ihnen, in einer Aufzeichnung, die Sie kontrollieren und die wir nicht löschen können, jedes Mal, wenn sie es getan haben. Das ist der Unterschied zwischen Vertrauen als Satz auf einer Seite und Vertrauen, das Sie prüfen können.
Es ist genauso wichtig zu sagen, was dieses Protokoll nicht ist, denn die falsche Annahme wäre hier ein Datenschutzproblem und keine fehlende Funktion.
Es ist keine Aufzeichnung darüber, was Ihre Leute in ihren Postfächern und Dateien tun. Wir halten nicht fest, wer welche Mail gelesen, wer welches Dokument geöffnet, wer an welchem Gespräch teilgenommen hat. Diese Überwachungsschicht ist genau das, was eine souveräne Arbeitsumgebung nicht bauen sollte, und wir haben sie nicht gebaut. Das Protokoll dreht sich um die Verwaltung der Arbeitsumgebung, um Einstellungen, Zugänge und Sicherheitsentscheidungen, nicht um die tägliche Arbeit, die darin geschieht. Die Privatsphäre Ihres Teams gegenüber der Beobachtung durch den eigenen Arbeitgeber ist eine Grenze, die wir bewusst halten.
Wenn Sie also Lesebestätigungen pro Nachricht für Ihr ganzes Unternehmen suchen, ist dies das nicht, und wir würden vorsichtig anmerken, dass Sie eigentlich ein Gespräch darüber wollen, warum.
Eine praktische Anmerkung. Das Protokoll ist eine Funktion des Business-Tarifs zum Lesen, aber das Festhalten wartet nicht auf das Upgrade. Wir halten diese Handlungen für jede Arbeitsumgebung ab dem Tag ihrer Erstellung fest. Wechselt ein Team also auf Business, ist die Geschichte schon da, zurück bis zum Anfang, statt am Tag des Upgrades neu zu beginnen. Sie schalten keine Kamera ein. Sie bekommen den Schlüssel zu Aufnahmen, die längst für Sie aufbewahrt wurden.
Die meisten kleinen Teams werden das Protokoll selten öffnen: nach einem Personalwechsel, während einer Sicherheitsprüfung, das erste Mal, wenn eine neue Administratorin verstehen will, was die vorige eingerichtet hat. Das ist die richtige Menge. Es soll stille Infrastruktur sein, über die Sie an dem Tag froh sind, an dem Sie sie brauchen, und kein Dashboard, das Sie hüten müssen.
Die Teams, die darin wohnen werden, sind die mit einem Grund: wer einem Aufsichtsregime Rechenschaft schuldet, wer regulierte Daten verarbeitet, oder wer einfach so groß ist, dass "ich glaube, Sofie hat das letztes Jahr eingerichtet" keine ausreichende Antwort ist. Wenn das auf Sie zutrifft und Sie sehen wollen, wie sich das Protokoll gegen Ihre eigenen Anforderungen verhält, bevor Sie sich festlegen, sprechen wir gern mit Ihnen. Wir gehen lieber mit Ihnen durch die echte Sache, als Ihnen eine Checkliste zu geben.