Adressen sind keine Konten, also rechnen wir sie auch nicht wie Konten ab. Wie Aliase funktionieren, warum Sie von ihnen auch senden und nicht nur empfangen können, was ein Catch-all wirklich kostet, und die Aliasdomain-Funktion, die Umbenennungen und Übernahmen langweilig macht.
Jedes Unternehmen sammelt Adressen an. Die auf der Visitenkarte, die auf den Rechnungen, das info@, an das das Formular auf Ihrer Website schickt, die alte Domain von vor der Umbenennung, die zwei wichtige Kundinnen noch nutzen, und die Adresse, die ein Lieferant fest in sein Rechnungssystem geschrieben hat und nie ändern wird.
Die meisten Anbieter lassen Sie dafür zahlen. Eine Adresse ist ein Konto, ein Konto ist ein Platz, und ein Unternehmen mit acht Personen kauft am Ende vierzehn Lizenzen, um sieben Adressen und eine übrig gebliebene Domain zu halten. Wir halten das für ein Abrechnungsmodell, das sich als Produktentscheidung ausgibt, deshalb sind Aliase bei email.eu kostenlos und unbegrenzt.
Dieser Beitrag handelt davon, wie sie funktionieren, einschließlich der Teile, die interessanter sind als "Sie können mehr Adressen haben".
Ein Alias ist eine weitere Adresse, die in einem Postfach landet, das Sie bereits haben. Kein zweiter Posteingang, kein zweites Passwort, nichts Zweites zum Nachsehen. Post an verkauf@ihrefirma.eu kommt im Postfach derjenigen an, der es gehört, neben allem anderen.
Was Menschen vermissen, ist das Senden. Ein Alias, der nur empfangen kann, ist eine halbe Funktion: Sie bekommen die Anfrage an verkauf@, Sie antworten, und Ihre Antwort geht von Ihrer persönlichen Adresse hinaus, was der Kundin still verrät, dass verkauf@ eine Erfindung ist. Jeder Alias, den Sie anlegen, wird deshalb auch als Adresse registriert, von der Sie senden können. Wählen Sie sie im Absenderfeld der Webmail, und das Gespräch bleibt dort, wo die Kundin es begonnen hat.
Wir rechnen nach Personen ab, nicht nach Adressen. Ein Platz ist eine Kollegin. Brauchen Ihre acht Leute zusammen dreißig Adressen, sind das acht Plätze.
Drei Dinge in dieser Arbeitsumgebung ähneln sich und sind es nicht, deshalb lohnt es sich, sie einmal nebeneinanderzustellen:
| Postfach | Alias | Weiterleitung | |
|---|---|---|---|
| Kostet einen Platz | Ja | Nein | Nein |
| Eigener Posteingang und eigenes Passwort | Ja | Nein | Nein |
| Kann von der Adresse senden | Ja | Ja | Nein |
| Stellt zu an | sich selbst | ein bestehendes Postfach von Ihnen | jede Adresse, überall |
| Richtig für | eine Kollegin | eine Rolle, die Ihr Team bedient | eine Adresse, die jemandem außerhalb gehört |
Der Rest dieses Beitrags handelt von der mittleren Spalte.
Ein Catch-all nimmt alles, was an Ihre Domain geht und zu keiner echten Adresse passt, und stellt es irgendwo zu, statt es abzuweisen. Das ist wirklich nützlich, wenn Sie gerade migriert sind und noch nicht sicher wissen, ob Sie jede Adresse wieder angelegt haben, die Leute verwenden.
Es ist auch die einzige Alias-Einstellung, die wir keiner einzelnen Person selbst überlassen. Ein Catch-all ist keine Eigenschaft eines Postfachs, er ist eine Routingregel für Ihre ganze Domain, und wer ihn einschaltet, entscheidet, wo jede vertippte und jede geratene Adresse im Unternehmen landet. Das gehört einer Inhaberin oder einer Administratorin, also ist das, wer ihn setzen kann.
Gut zu wissen, bevor Sie ihn einschalten: Ein Catch-all empfängt alles, und "alles" schließt den Spam ein, der von einem Bot kommt, der Adresse um Adresse auf Ihrer Domain rät. Er ist ein gutes Sicherheitsnetz bei einer Migration und eine mittelmäßige Dauereinstellung. Die meisten Teams nutzen ihn ein paar Monate und schalten ihn dann ab, sobald sich die echten Adressen bewährt haben.
Das ist die Funktion, die Menschen überrascht, und die, für die es sich lohnt, diesen Beitrag zu lesen.
Sie können eine Domain als Aliasdomain zu Ihrer Arbeitsumgebung hinzufügen. Sie ist keine zweite Arbeitsumgebung und legt kein einziges Konto an. Sie spiegelt die Arbeitsumgebung, die Sie schon haben: Alle mit einer Adresse auf Ihrer Hauptdomain haben automatisch dieselbe Adresse auf der Aliasdomain. Zehn Kolleginnen und eine Aliasdomain ergeben zwanzig funktionierende Adressen, und Sie haben eine Sache hinzugefügt.
Das macht Umbenennungen und Übernahmen langweilig, und das ist das größte Kompliment, das man einer E-Mail-Funktion machen kann. Sie behalten altefirma.de für immer als Aliasdomain, jedermanns alte Adresse funktioniert für immer weiter, niemand muss nachhalten, welche Kundinnen noch welche Adresse benutzen, und Sie zahlen nicht für einen zweiten Satz Postfächer, um die Nachzügler aufzufangen.
Diese gespiegelten Adressen werden abgeleitet statt gespeichert, wodurch sie der Wirklichkeit von selbst folgen. Stellen Sie nächstes Jahr jemanden ein, existiert seine Adresse auf der Aliasdomain in dem Moment, in dem sein Postfach existiert. Niemand muss daran denken, es später einzurichten.
Zwei Regeln halten das übersichtlich. Ist eine Adresse auf der Aliasdomain schon ein echtes Postfach oder schon jemandes Alias, lässt der Spiegel sie in Ruhe, statt darum zu streiten. Und teilen sich zwei Kolleginnen zufällig denselben Teil vor dem At-Zeichen über Domains hinweg, bekommt nur eine von ihnen die gespiegelte Adresse, auf feste Weise, sodass nie zwei Personen glauben, sie gehöre ihnen.
Ein Alias berührt drei getrennte Dinge, und es ist nützlich zu wissen, dass es sie gibt, denn das erklärt das eine Verhalten, das wie ein Fehler aussehen kann.
Die Zustellung wird gegen Ihr Benutzerverzeichnis aufgelöst, dasselbe Verzeichnis, das entscheidet, wer sich anmelden darf. Das ist es, was Post an den Alias wirklich ankommen lässt, statt zum Catch-all durchzufallen. Der Mailserver führt außerdem seine eigene Notiz der Adresse, und die lesen Anmeldung und Verwaltungsansichten. Und die Adresse wird als Identität registriert, sodass sie als etwas erscheint, von dem Sie senden können.
Diese drei schreiben wir jedes Mal, wenn Sie einen Alias hinzufügen, ändern oder entfernen, und die ganze Menge wird ersetzt statt ergänzt, sodass das, was die Systeme glauben, immer die aktuelle Wahrheit ist und keine Anhäufung früherer Änderungen.
Der ehrliche Vorbehalt: Der Mailserver speichert Antworten des Verzeichnisses kurz zwischen. Ein ganz neuer Alias kann deshalb ein paar Minuten brauchen, bis er zu empfangen beginnt, besonders wenn schon etwas an diese Adresse wollte und ein "gibt es nicht" bekam, das sich zu merken lohnte. Legen Sie einen Alias an und testen ihn im selben Atemzug, geben Sie ihm einen Moment, bevor Sie schließen, er funktioniere nicht.
Warum uns das wichtig ist, liegt nicht daran, dass Aliase aufregend wären. Es liegt daran, dass Adresswildwuchs einer der Hauptgründe ist, warum Menschen bleiben, wo sie herausgewachsen sind. Wenn Weggehen bedeutet, jede Adresse zu prüfen, die Ihr Unternehmen je veröffentlicht hat, und dann pro Adresse zu zahlen, um sie neu anzulegen, gehen Sie nicht.
Aliase kostenlos zu machen und ganze Domains spiegelbar, nimmt das weg. Sie bringen alles mit, auch die Adressen, bei denen Sie nicht sicher sind, ob sie noch jemand nutzt, und das erfahren Sie später, gefahrlos.
Aliase und Aliasdomains sind in jedem Tarif enthalten. Wollen Sie eine bestimmte Ansammlung von Domains durchsprechen, bevor Sie umziehen, sehen wir sie uns gern mit Ihnen an.