Toute entreprise a un manuel faux pour un tiers, parce que le corriger est plus difficile que l'ignorer. Pages imbriquées, édition collaborative en temps réel, droits par page et historique complet, sur votre propre instance, bâtis sur l'éditeur open source que les administrations européennes développent ensemble.
Toute entreprise possède le même document. Il s'appelle « Intégration » ou « Comment on fait les choses », il a été écrit par quelqu'un parti depuis, il dort dans un message de chat d'il y a deux ans, et un tiers environ est faux. Personne ne lui fait confiance, donc personne ne le met à jour, donc il devient plus faux encore, et cette boucle ne tourne que dans un sens.
L'outil n'est pas toute la raison de ce phénomène, mais l'outil détermine la friction entre repérer une erreur et la corriger. C'est à cela que sert un wiki, et c'est pourquoi nous en avons inclus un plutôt que de supposer qu'un dossier partagé de documents suffirait.
La différence entre un wiki et un dossier de documents, c'est la structure.
Un dossier est plat, et y trouver quelque chose suppose de savoir comment cela s'appelait. Un wiki est imbriqué : des pages contiennent des pages, si bien que votre manuel a une section sur les notes de frais, qui a une page sur les déplacements, qui contient la réponse précise dont quelqu'un a réellement besoin. La forme porte du sens, et c'est elle qui rend l'ensemble parcourable par quelqu'un qui n'en connaît pas encore le vocabulaire. Les nouveaux ignorent comment s'appellent vos documents. Ils savent à peu près où regarder.
En dessous, la recherche couvre tout ce à quoi vous avez accès, si bien que lorsque la structure vous fait défaut, les mots fonctionnent encore.
L'édition est collaborative et en temps réel. Deux personnes sur la même page voient les modifications de l'autre apparaître, dans un éditeur épuré à blocs plutôt qu'une page couverte de boutons de mise en forme.
Ce qui rend cela déterminant pour un manuel, c'est que l'alternative est une propriété à distance. Une personne « possède » le document, tous les autres lui envoient des corrections, les corrections s'empilent derrière le vrai travail de cette personne, et le document pourrit. Quand quiconque repère une erreur peut la corriger sur-le-champ, la documentation reste proche du vrai.
Ce qui n'est sûr que grâce aux deux choses suivantes.
L'édition ouverte sans filet rend les gens nerveux, et les gens nerveux n'éditent rien.
Chaque page a donc ses propres droits de lecture et d'écriture. Les grilles de salaires sont visibles par ceux qui doivent les voir et invisibles pour tous les autres, dans le même wiki, sans en tenir un second, privé. Fin par page et non par espace, car la connaissance ne se range pas proprement en niveaux de sécurité.
Et chaque page conserve tout son historique. Vous voyez ce qui a changé, quand et par qui, et vous pouvez revenir en arrière. C'est ce qui transforme « tout le monde peut éditer » d'un risque en une fonction : rien n'est jamais perdu, donc personne n'a besoin d'être prudent de la façon qui l'empêcherait de contribuer.
Ces deux-là réunis constituent toute l'astuce. Les droits permettent d'y mettre la vraie information. L'historique permet d'y laisser les gens travailler.
Comme le drive, votre wiki est une instance complète du logiciel qui vous appartient, avec sa base de données et son stockage, à votre propre adresse. Pas une section d'un système partagé, séparée par un réglage.
Cette façon de construire a une conséquence agréable : votre wiki n'existe pas tant que personne ne le demande. La première personne qui l'ouvre depuis le menu déclenche sa création, ce qui prend un instant, et ensuite il est simplement là. Nous ne préparons pas un wiki pour chaque espace de travail qui n'en voudra peut-être jamais, et vous n'avez pas de demande à déposer pour en obtenir un.
La connexion se fait avec votre compte email.eu habituel, comme tout le reste de l'espace de travail. Pas de connexion wiki séparée, et personne ne conserve l'accès après avoir quitté l'entreprise.
L'éditeur en dessous est La Suite Docs, construit comme initiative conjointe d'administrations européennes, menée par la France et l'Allemagne, avec d'autres pays qui rejoignent. Cette provenance n'est pas décorative. Elle signifie que la trajectoire répond à des organismes publics ayant un intérêt de long terme à l'existence de ce logiciel, et non à un rachat. Un logiciel qui fait tourner la documentation d'une administration ne s'arrête pas parce qu'une levée de fonds a échoué.
Nous l'exploitons, le tenons à jour, et reversons ce que nous corrigeons. Cette relation est toute la raison pour laquelle nous avons pu construire un espace de travail au lieu de passer cinq ans à l'écrire.
Question légitime, puisque nous avons les deux.
Les documents sont des objets isolés que vous écrivez, partagez et envoyez : une proposition, un projet de contrat, des notes. Ils ont un début et une fin, et finissent par être terminés.
Le wiki est ce qui n'est jamais terminé. Manuels, politiques, procédures, l'explication d'une décision étrange prise en 2024. Des pages amendées pendant des années par des personnes différentes.
Si cela doit encore être exact l'an prochain, cela appartient au wiki. Si cela part vers quelqu'un d'extérieur, c'est probablement un document.
Le wiki est inclus dans tous les forfaits, et il apparaît dans le menu dès que vous le voulez.