Un registre uniquement complétable de qui a modifié quoi dans votre espace de travail, imposé au niveau de la base de données pour que personne ne puisse y toucher discrètement, nous compris. Il enregistre chaque session de support qu'email.eu ouvre chez vous, et il enregistre dès le premier jour dans tous les forfaits. Une fonction Business à la lecture.
Chaque suite collaborative a, quelque part, une réponse à « qui a modifié ceci ? ». Le plus souvent elle est enfouie, et le plus souvent vous découvrez que vous en aviez besoin la semaine d'après. Nous avons construit la nôtre comme un journal simple et lisible que vous pouvez ouvrir à tout moment : qui a fait quoi, quand, et depuis où. Cet article explique ce qu'il contient, ce qu'il ne contient volontairement pas, et la seule ligne que la plupart des produits ne vous montrent pas.
Le journal enregistre les actions d'administration et de sécurité qui modifient la configuration de votre espace de travail ou les personnes qui peuvent y entrer. Quand quelqu'un invite un collègue, en retire un, ou change son rôle. Quand un domaine est ajouté, vérifié ou supprimé. Quand votre forfait change, quand la connexion unique est configurée ou ses clés renouvelées, quand une redirection apparaît, quand votre identité visuelle change. Et les événements de sécurité du compte qui comptent le plus : une réinitialisation de mot de passe, un mot de passe d'application créé ou révoqué, le chiffrement au repos activé ou désactivé.
Chaque entrée porte les mêmes quelques éléments : qui l'a fait, quoi, ce que cela a touché, quand, et l'adresse IP d'origine. Le « qui » survit au départ de la personne. Si vous retirez un collègue dans six mois, ses entrées passées se lisent toujours avec son nom et son adresse, parce que nous les stockons sur l'entrée elle-même au lieu de pointer vers un compte qui n'existe plus.
Vous le trouverez dans les Réglages, sous forme de page que l'on remonte dans le temps. Les propriétaires et les administrateurs peuvent le lire. Il n'y a aucun bouton pour le modifier ou le nettoyer, et c'est voulu, ce qui amène à la partie suivante.
Un journal d'audit que l'on peut modifier discrètement n'est pas un journal d'audit. Celui-ci ne peut donc qu'être complété, et cette règle vit dans la base de données elle-même, pas dans le code applicatif au-dessus. La base refuse toute tentative de modifier ou de supprimer une entrée une fois écrite. Cela vaut pour vos administrateurs, et cela vaut pour nous. Personne n'efface une ligne parce qu'elle dérange.
Il existe une exception assumée, et elle mérite d'être nommée plutôt que cachée : un futur nettoyage lié à des durées de conservation, du type qui élague les journaux plus anciens qu'une période donnée, est une opération directe en base réalisée volontairement par un administrateur, en dehors du système en fonctionnement normal. L'usage ordinaire, le nôtre compris, ne peut pas toucher à ce qui s'y trouve.
C'est la partie qui nous tient le plus à cœur. Quand quelqu'un d'email.eu ouvre une session de support dans votre espace de travail, cette action se retrouve dans votre journal comme n'importe quelle autre, estampillée à notre nom et marquée avec son début et sa fin. Il en va de même pour les quelques autres actions que notre support peut effectuer en votre nom, comme provisionner un domaine ou ajuster un réglage de facturation. Vous n'avez pas à nous demander ce que nous avons fait. C'est dans votre propre journal, à côté des actions de votre équipe, dans la même liste.
Nous y voyons la version honnête d'une promesse que beaucoup d'entreprises font vaguement. Assez de fournisseurs vous disent qu'ils « n'accèdent à vos données qu'en cas de nécessité ». Moins nombreux sont ceux qui vous montrent, dans un registre que vous contrôlez et que nous ne pouvons pas effacer, chaque fois qu'ils l'ont fait. C'est la différence entre la confiance comme phrase sur une page et la confiance que vous pouvez vérifier.
Il est tout aussi important de dire ce que ce journal n'est pas, car l'hypothèse inverse serait ici un problème de confidentialité, et non une fonction manquante.
Ce n'est pas un registre de ce que vos collaborateurs font dans leurs boîtes et leurs fichiers. Nous n'enregistrons pas qui a lu quel message, qui a ouvert quel document, qui a rejoint quel appel. Cette couche de surveillance est exactement ce qu'un espace de travail souverain ne devrait pas construire, et nous ne l'avons pas construite. Le journal porte sur l'administration de l'espace de travail, sur les réglages, les accès et les décisions de sécurité, pas sur le travail quotidien qui s'y déroule. La confidentialité de votre équipe face à la surveillance de son propre employeur est une ligne que nous tenons volontairement.
Donc si vous cherchez des accusés de lecture message par message à l'échelle de l'entreprise, ce n'est pas cela, et nous suggérerions prudemment que ce que vous voulez vraiment est une conversation sur les raisons.
Une note pratique. Le journal est une fonction du forfait Business pour la lecture, mais l'enregistrement n'attend pas la montée en gamme. Nous enregistrons ces actions pour chaque espace de travail dès le jour de sa création. Quand une équipe passe à Business, l'historique est donc déjà là, jusqu'au début, au lieu de repartir de zéro le jour du changement. Vous n'allumez pas une caméra. Vous recevez la clé d'images déjà conservées pour vous.
La plupart des petites équipes ouvriront rarement le journal : après un changement de personnel, lors d'une revue de sécurité, la première fois qu'un nouvel administrateur veut comprendre ce que le précédent a mis en place. C'est la bonne fréquence. Ce doit être une infrastructure discrète dont vous êtes content le jour où vous en avez besoin, pas un tableau de bord à surveiller.
Les équipes qui y vivront sont celles qui ont une raison : celles qui rendent des comptes à un régime de conformité, celles qui traitent des données réglementées, ou simplement celles dont la taille fait que « je crois que Sofie a configuré ça l'an dernier » n'est pas une réponse suffisante. Si c'est votre cas et que vous voulez voir exactement comment le journal se comporte face à vos propres exigences avant de vous engager, parlons-en. Nous préférons vous faire parcourir la chose réelle que vous remettre une liste à cocher.