L'astuce pour quitter Google Workspace est qu'il n'y a jamais de journée de basculement angoissante. Installez et testez tout pendant que Google livre encore votre courrier, puis changez un seul enregistrement DNS à la fin. Voici le plan du week-end.
Quitter Google Workspace paraît risqué pour une seule raison, et ce n'est pas le nouveau logiciel. C'est le basculement lui-même. Vous imaginez le matin où vous transférez tout, puis passez la journée à vous demander si le courrier d'un client part discrètement dans le vide.
Alors faites en sorte que ce matin n'arrive pas. Nous avons conçu la migration pour que vous créiez vos boîtes, déplaciez votre ancien courrier et installiez toute votre équipe sur email.eu pendant que Google continue de livrer votre courrier exactement comme aujourd'hui. Rien ne change pour le monde extérieur jusqu'à la toute dernière étape, où vous pointez un seul enregistrement DNS vers nous. Si quelque chose ne va pas avant, vous le corrigez et personne ne s'en aperçoit, car votre courrier réel continue de passer par Google pendant tout ce temps.
Voilà pourquoi une tâche qui ressemble à un projet trimestriel est, pour une équipe de cinq à cinquante personnes, un week-end. C'est l'ordre qui compte. Le voici, jour par jour.
| Quoi | Comment cela se déplace |
|---|---|
| Courrier | Automatiquement. Le moteur de migration copie chaque message et chaque dossier en IMAP, ou depuis une archive MBOX. |
| Alias (info@, support@) | Vous les recréez dans le tableau de bord. Illimités dans tous les forfaits. |
| Agendas | Export depuis Google en ICS, import dans votre agenda. Standards ouverts ; étapes ci-dessous. |
| Contacts | Export depuis Google en vCard. Comme les agendas. |
| Fichiers | Téléchargement depuis Google Drive, dépôt dans votre Drive. Manuel, prévoyez du temps. |
| Docs, Sheets, Slides | Export en .docx, .xlsx, .pptx. Toujours modifiables dans la suite bureautique. |
| Vault, Apps Script, AppSheet | Aucun équivalent. Consultez la comparaison avant de vous engager. |
Le courrier est la partie que nous automatisons de bout en bout. Tout ce qui est en dessous est soit un court export-import en formats ouverts, soit une copie manuelle. La dernière ligne mérite d'être prise au sérieux : si votre entreprise tourne sur Apps Script ou vit dans Vault, rien ici ne les remplace, et vous voulez savoir ce qui le fera avant de réserver un week-end.
Cette première heure ne touche pas à votre messagerie actuelle. Vous posez des rails.
Inscrivez-vous. Environ une minute : le nom de votre entreprise, votre domaine, un forfait, un code pour vérifier votre adresse, un moyen de paiement. Les forfaits sont à 7 € ou 14 € par utilisateur et par mois, et vous ne payez que pour les personnes que vous ajoutez, commencez donc par l'équipe dont vous savez qu'elle déménage. Rien n'est débité avant votre première facture.
Vérifiez votre domaine. Le tableau de bord vous donne un enregistrement TXT à ajouter chez votre hébergeur DNS. Il prouve que le domaine est le vôtre et ne fait rien d'autre ; votre courrier continue d'arriver chez Google. Quelques minutes plus tard, votre serveur est prêt et votre propre boîte est active.
Invitez votre équipe. Chacun reçoit une boîte sur votre domaine, plus agenda, drive, documents, chat et visio derrière une seule connexion. Ils peuvent se connecter ce soir. Le courrier entre les nouvelles boîtes fonctionne aussitôt, tandis que le monde extérieur joint encore tout le monde via Google.
Abaissez le TTL de vos MX. Puisque vous êtes dans les réglages DNS, trouvez les enregistrements MX et passez leur TTL à 300 secondes. Vous ne changez pas les enregistrements, vous raccourcissez seulement la durée de mise en cache des anciens, pour que le basculement de dimanche se propage en minutes plutôt qu'en heures.
Votre courrier. Ouvrez Migrations dans le tableau de bord. Pour chaque boîte, vous indiquez le serveur IMAP de l'ancien fournisseur et un mot de passe d'application, et le moteur copie tout : chaque dossier, chaque marqueur, lu et non lu. Il lit chez Google et n'y écrit ni ne supprime jamais rien. Le mot de passe est chiffré, utilisé uniquement pour la copie, et supprimé dès qu'elle se termine. En tant qu'administrateur, vous pouvez lancer ces copies pour vos collègues, si bien qu'une seule personne peut traiter toute l'équipe.
Deux choses concernant Gmail surprennent tout le monde :
myaccount.google.com/apppasswords et peut le supprimer ensuite. Le serveur est imap.gmail.com, port 993.Quelques gigaoctets se copient vite. Dix ans d'archives prennent quelques heures, et c'est exactement pour cela que c'est la tâche du samedi et que le basculement attend dimanche. Les copies tournent en arrière-plan avec une barre de progression, lancez-les et passez au reste.
Vos adresses partagées. Recréez info@, support@, factures@ et compagnie comme alias dans le tableau de bord. Autant que vous voulez, dans n'importe quel forfait.
Agendas et contacts. Il n'y a pas encore d'import en un clic pour ceux-là. Ce n'est pourtant pas un gros travail, car les deux côtés parlent les mêmes standards ouverts. Exportez vos agendas depuis Google en fichiers ICS et vos contacts en vCard. Connectez votre compte email.eu dans un logiciel de bureau, Thunderbird, Calendrier ou Contacts d'Apple, tout ce qui parle CalDAV et CardDAV, et importez les fichiers là. Ils se synchronisent vers votre compte et apparaissent partout, webmail compris. La plupart des logiciels trouvent les bons serveurs à partir de votre seule adresse ; comptez un quart d'heure par personne.
Vos fichiers. Téléchargez ce dont vous avez besoin depuis Google Drive et déposez-le dans votre Drive sur email.eu via le web. Si vous préférez tout récupérer d'un coup, un export Google Takeout fonctionne aussi, mais demandez-le la veille au soir, car sa préparation peut être longue. Google Docs, Sheets et Slides ressortent en .docx, .xlsx et .pptx et restent modifiables dans la suite bureautique. Pour quelques personnes, c'est un après-midi. Pour des années de disques partagés, c'est la plus longue tâche du week-end, répartissez-la donc dans l'équipe.
Puis essayez de tout casser. C'est tout l'intérêt de le faire avant le basculement : ce que vous avez installé est actif et testable pendant que Google détient encore votre courrier réel. Envoyez des messages entre les nouvelles boîtes. Ouvrez l'agenda. Fouillez les dossiers copiés. Si quelque chose ne va pas, rien n'est en jeu et vous avez le reste du week-end pour le régler.
Complétez le courrier. Relancez chaque migration une fois. Elle ne récupère que ce qu'elle n'a pas déjà, ce passage ramasse donc tout ce qui est arrivé depuis samedi et se termine vite.
Passez en production. Cliquez sur Passer en production pour votre domaine. Le tableau de bord vous donne les enregistrements à publier, MX, SPF, DKIM, DMARC, tous générés pour votre domaine, et vous les collez chez votre hébergeur DNS. C'est le vrai basculement. Dès que l'enregistrement MX se propage, soit quelques minutes si vous avez abaissé le TTL vendredi, le nouveau courrier arrive chez email.eu au lieu de Google. Le tableau de bord surveille votre DNS et passe le domaine en production dès qu'il voit le changement. Les enregistrements d'authentification entrent en même temps, votre courrier sortant est donc correctement signé dès le premier message.
Vérifiez. Envoyez-vous quelque chose depuis un compte extérieur à l'entreprise, une adresse personnelle suffit, et répondez-y. Assurez-vous que le tableau de bord indique En production.
Configurez les appareils. Le webmail fonctionne déjà. Pour Mail, Outlook ou Thunderbird, la plupart des logiciels se configurent depuis votre adresse ; les réglages IMAP sont dans votre tableau de bord si un logiciel les demande.
Ne résiliez pas Google tout de suite. Le courrier envoyé pendant la fenêtre de propagation de dimanche peut encore atteindre les anciennes boîtes Gmail, lancez donc mardi un dernier passage de rattrapage pour récupérer les retardataires. Une fois les agendas et les fichiers à leur place, vous pouvez rétrograder ou résilier Google Workspace et faire supprimer à chacun les mots de passe d'application créés.
Ensuite, votre courrier et vos fichiers résident dans l'UE, gérés par une entreprise européenne indépendante, sur une infrastructure sans aucun fournisseur américain. Vous y accédez par les mêmes protocoles ouverts que ceux qui vous serviraient à partir : IMAP, CalDAV, CardDAV. C'est, selon nous, la partie que la plupart des « alternatives européennes » passent discrètement sous silence : il devrait être aussi facile de nous quitter qu'il l'a été de quitter Google.
Quelques éléments peuvent transformer un week-end fluide en week-end brouillon. Vérifiez-les d'abord.
Si votre installation est plus grande ou plus enchevêtrée que cela, des centaines de sièges, des règles de conformité, un domaine au passé chargé, parlez-nous avant de commencer. Nous préférons en définir le périmètre avec vous que le découvrir lundi dans un ticket de support.