Les adresses ne sont pas des comptes, nous ne les facturons donc pas comme des comptes. Comment fonctionnent les alias, pourquoi vous pouvez aussi envoyer depuis eux et pas seulement recevoir, ce que coûte vraiment un catch-all, et la fonction de domaine alias qui rend ennuyeux les changements de nom et les rachats.
Toute entreprise accumule des adresses. Celle de la carte de visite, celle des factures, le info@ vers lequel poste le formulaire de votre site, l'ancien domaine d'avant le changement de nom que deux clients importants utilisent encore, et l'adresse qu'un fournisseur a codée en dur dans son système de facturation et ne changera jamais.
La plupart des fournisseurs vous les font payer. Une adresse est un compte, un compte est un siège, et une entreprise de huit personnes finit par acheter quatorze licences pour détenir sept adresses et un domaine résiduel. Nous y voyons un modèle de facturation déguisé en décision produit, c'est pourquoi les alias chez email.eu sont gratuits et illimités.
Cet article explique comment ils fonctionnent, y compris les aspects plus intéressants que « vous pouvez avoir plus d'adresses ».
Un alias est une adresse supplémentaire qui arrive dans une boîte que vous avez déjà. Pas de seconde boîte de réception, pas de second mot de passe, rien de second à consulter. Le courrier adressé à ventes@votreentreprise.eu arrive dans la boîte de la personne concernée, à côté de tout le reste.
Ce que les gens s'attendent à ne pas avoir, c'est l'envoi. Un alias qui ne peut que recevoir est une demi-fonction : vous recevez la demande sur ventes@, vous répondez, et votre réponse part de votre adresse personnelle, ce qui indique discrètement au client que ventes@ est une fiction. Chaque alias que vous ajoutez est donc aussi enregistré comme adresse d'envoi. Choisissez-la dans le champ expéditeur du webmail et la conversation reste là où le client l'a commencée.
Nous facturons des personnes, pas des adresses. Un siège est un collègue. Si vos huit personnes ont besoin de trente adresses à elles toutes, cela fait huit sièges.
Trois choses se ressemblent dans cet espace de travail sans être identiques, il vaut donc la peine de les mettre côte à côte une fois :
| Boîte | Alias | Redirection | |
|---|---|---|---|
| Coûte un siège | Oui | Non | Non |
| Boîte de réception et mot de passe propres | Oui | Non | Non |
| Peut envoyer depuis l'adresse | Oui | Oui | Non |
| Remet à | elle-même | une boîte existante à vous | n'importe quelle adresse, partout |
| Convient pour | un collègue | un rôle que votre équipe assure | une adresse appartenant à quelqu'un d'extérieur |
La suite de cet article porte sur la colonne du milieu.
Un catch-all récupère tout ce qui est envoyé à votre domaine sans correspondre à une adresse réelle et le remet quelque part au lieu de le rejeter. C'est réellement utile quand vous venez de migrer et n'êtes pas encore certain d'avoir recréé toutes les adresses que les gens utilisent.
C'est aussi le seul réglage d'alias que nous ne laissons pas une personne définir pour elle-même. Un catch-all n'est pas une propriété d'une boîte, c'est une règle de routage pour tout votre domaine, et qui l'active décide où atterrit chaque adresse mal tapée ou devinée de l'entreprise. Cela revient à un propriétaire ou à un administrateur, et c'est donc qui peut le définir.
Bon à savoir avant de l'activer : un catch-all reçoit tout, et « tout » inclut le spam d'un robot qui devine adresse après adresse sur votre domaine. C'est un bon filet de sécurité pendant une migration et un réglage permanent médiocre. La plupart des équipes s'en servent quelques mois puis le désactivent, une fois les vraies adresses éprouvées.
C'est la fonction qui surprend, et celle pour laquelle il vaut la peine de lire cet article.
Vous pouvez ajouter un domaine à votre espace de travail comme domaine alias. Ce n'est pas un second espace de travail et cela ne crée aucun compte. Cela reflète l'espace que vous avez déjà : toute personne disposant d'une adresse sur votre domaine principal a automatiquement la même adresse sur le domaine alias. Dix collègues et un domaine alias donnent vingt adresses fonctionnelles, et vous avez ajouté une seule chose.
C'est ce qui rend ennuyeux les changements de nom et les rachats, et c'est le plus grand compliment qu'on puisse faire à une fonction de messagerie. Vous gardez ancienneentreprise.fr comme domaine alias pour toujours, l'ancienne adresse de chacun continue de fonctionner pour toujours, personne n'a à recenser quels clients utilisent encore quelle adresse, et vous ne payez pas un second jeu de boîtes pour rattraper les retardataires.
Ces adresses reflétées sont dérivées plutôt que stockées, elles suivent donc la réalité d'elles-mêmes. Recrutez quelqu'un l'an prochain et son adresse sur le domaine alias existe dès que sa boîte existe. Personne n'a à penser à la créer après coup.
Deux règles évitent le désordre. Si une adresse du domaine alias est déjà une vraie boîte ou déjà l'alias de quelqu'un, le reflet la laisse tranquille plutôt que de se la disputer. Et si deux collègues partagent par hasard la même partie avant l'arobase d'un domaine à l'autre, un seul obtient l'adresse reflétée, de façon déterministe, pour que jamais deux personnes ne croient qu'elle leur appartient.
Un alias touche trois choses distinctes, et il est utile de savoir qu'elles existent, car cela explique le seul comportement qui peut ressembler à un défaut.
La remise est résolue contre votre annuaire, le même annuaire qui décide qui peut se connecter. C'est ce qui fait que le courrier adressé à l'alias arrive réellement, au lieu de retomber dans le catch-all. Le serveur de messagerie tient en outre sa propre trace de l'adresse, et c'est elle que lisent la connexion et les écrans d'administration. Enfin l'adresse est enregistrée comme identité, pour apparaître parmi celles depuis lesquelles vous pouvez envoyer.
Nous écrivons ces trois-là chaque fois que vous ajoutez, modifiez ou supprimez un alias, et l'ensemble est remplacé plutôt que complété, si bien que ce que les systèmes croient est toujours la vérité du moment et non une accumulation de modifications passées.
La réserve honnête : le serveur de messagerie met brièvement en cache les réponses de l'annuaire. Un alias tout neuf peut donc mettre quelques minutes avant de commencer à recevoir, surtout si quelque chose a déjà tenté cette adresse et obtenu un « n'existe pas » qui valait la peine d'être retenu. Si vous créez un alias et le testez dans la foulée, laissez-lui un instant avant de conclure qu'il ne fonctionne pas.
Ce qui nous importe ici n'est pas que les alias soient passionnants. C'est que la prolifération d'adresses est l'une des principales raisons pour lesquelles les gens restent là où ils ont grandi de trop. Si partir suppose de recenser chaque adresse que votre entreprise a jamais publiée, puis de payer par adresse pour les recréer, vous ne partez pas.
Rendre les alias gratuits et les domaines entiers reflétables supprime cela. Vous emportez tout, y compris les adresses dont vous ignorez si quelqu'un s'en sert encore, et vous l'apprendrez plus tard, sans risque.
Les alias et les domaines alias sont inclus dans tous les forfaits. Si vous voulez discuter d'un ensemble de domaines particulier avant de déménager, nous le regardons volontiers avec vous.